När någon kontaktar er förening via e-post skapas i Styrelseproffset ett e-postärende. När ett sådant ärende skapas skickas också ett autosvar och dessa autosvar kan ställas in så att olika ärenden får olika svar, baserat på adress eller ärenderad.
Som standard finns ett autosvar i föreningens inställningar som matchar alla mottagare/avsändare/ärenderader, så här kan det se ut:
Autosvar med specifik matchning
Det är också möjligt att skapa nya autosvar och ställa in andra matchningar. I nedanstående exempel kommer autosvaret skickas när e-post skickats till felanmalan@brftrepunktnoll.styrelseproffset.se.
Autosvar med partiell matchning
Med matchningstypen kan även partiell matchning göras. I nedanstående exempel kommer autosvaret skickas när e-post skickats till föreningen från någon adress som slutar på @forvaltaren.se.
Matchningsordning
Även om det finns flera autosvar som alla matchar så kommer bara den första matchningen att användas. Matchning sker i denna ordning:
Mottagande e-postadress
Avsändande e-postadress
Ärenderad
Matchar alltid
Samspelet mellan autosvar och triggerbevakningar
I föreningens inställningar finns också triggerbevakningar, vilka skickar e-post till olika mottagare baserat på särskilda situationer. Systemet för triggerbevakningar är mycket konfigurerbart och kan i teorin användas till att skapa upp ett autosvar, men systemet för autosvar är enklare och rekommenderas därför.