Alla filer i Styrelseproffset är enkelt tillgängliga via din webbläsare på dator eller i mobil, men det finns också möjlighet att synkronisera alla filer lokalt till din dator och kunna jobba med dem precis som i en helt vanlig mapp. Detta sker med hjälp av en integration till webbtjänsten Dropbox.
Vad är Dropbox?
Dropbox är en internationell molntjänst för fillagring som används av miljontals människor världen över. Det fungerar som så att du installerar ett program på din dator som pekar ut en specifik mapp. Allt du lägger i denna mapp och alla ändringar du gör på filerna i mappen kommer att synkroniseras med Dropbox molntjänst. Det gör också att du enkelt kan dela filer med andra och även att du kan synkronisera mappen på flera datorer.
Hur funkar integrationen mellan Dropbox och Styrelseproffset?
Om ni aktiverar integrationen till Dropbox så kommer en mapp skapas hos Dropbox som bär föreningens namn. Till den mappen kommer alla föreningens filer i filarkivet att synkroniseras och hållas uppdaterade. Om en ändring sker i filen hos Dropbox kommer motsvarande ändring att synkroniseras till filarkivet på Styrelseproffset.
Ni kan därefter välja vilka användare ni vill lägga till som delningar av mappen och vilken åtkomstnivå respektive användare ska ha (läsa eller skriva). Användaren som läggs till måste ha ett eget Dropbox-konto och dessutom ha tillräckligt med lagringsyta i sitt Dropbox-konto för att få plats med föreningens filer. Att registrera ett konto hos Dropbox är gratis och man får då 2 GB lagring på köpet. Om mer lagring behövs tillkommer en abonnemangskostnad direkt till Dropbox.
Så här aktiveras Dropbox-synkroniseringen
Gå in i föreningens inställningar och välj "Filarkiv". Här finns en kryssruta som du aktiverar för att aktivera synkroniseringen. Därefter börjar synkroniseringen automatiskt i bakgrunden och kan ta ett antal minuter beroende på hur många filer ni har på Styrelseproffset.
När synkroniseringen är aktiverad kommer du se en sektion för att lägga till användare. Här skriver du namn och e-postadress på den som ska bjudas in och väljer även åtkomstnivå mellan läsrättighet och skrivrättighet.
Ett mail kommer skickas av Dropbox till e-postadressen du anger med vidare instruktioner för hur föreningens Dropbox-mapp kan läggas till hos denne användare.
Hur ändringar hanteras
Typ av ändring | Vad händer |
Ny fil i Styrelseproffset | Filen laddas upp till Dropbox. |
Ny fil i Dropbox | Filen laddas ner och visas i Styrelseproffset. |
Fil flyttas | Flytten sker på båda platser. |
Fil tas bort | Filen tas bort på båda platser. |
Fil ändras | Den senaste versionen behålls. Om filerna både lokalt och i Dropbox ändras samtidigt uppstår en konflikt (se nedan). |
Om konflikter uppstår
Om både du och någon annan ändrar samma fil samtidigt – t.ex. du i Styrelseproffset och de i Dropbox – kan en konflikt uppstå.
Systemet hanterar det genom att:
Skapa en konfliktkopia i Dropbox med suffixet “(konfliktkopia)”.
Behålla din version som den gällande i Styrelseproffset.
Det gör att ingen data går förlorad, men du kan behöva jämföra filerna manuellt.