Med filsigneringar kan du skicka valfri PDF-fil i filarkivet för digital signering. Det fungerar ungefär som signeringen av mötesprotokoll och nyckelkvittenser, men med den skillnaden att du själv väljer vilket dokument som ska signeras och vilka personer som ska skriva på.
Typiska användningsfall är årsredovisningar, avtal, fullmakter eller andra dokument som kräver underskrift från flera parter.
Hur skiljer det sig från andra signeringar?
I Styrelseproffset finns flera typer av signeringar:
Mötesprotokoll – signeringen skapas automatiskt utifrån mötet och skickas till justerare och sekreterare.
Nyckelkvittenser – signeringen skapas automatiskt utifrån nyckelkvittensen.
Avtalssigneringar – signeringen skapas automatiskt utifrån avtalet.
Filsigneringar – du väljer själv vilken PDF-fil som ska signeras och vilka som ska skriva på.
Gemensamt för alla typer är att påskrivaren ritar sin signatur digitalt och kan verifiera sin identitet via e-post, SMS eller mobilt BankID. En signerad PDF med signaturbilaga genereras automatiskt när alla har skrivit på.
Så skapar du en filsignering
Steg 1: Välj en PDF-fil
Det finns flera sätt att starta en filsignering:
Från en fil i filarkivet:
Gå till Filer i menyn.
Navigera till den PDF-fil du vill skicka för signering.
Klicka på filens dropdown-meny (den lilla knappen till höger om filen).
Välj Skicka för signering.
Från filens redigeringssida:
Öppna filen genom att klicka på den.
Klicka på Skicka för signering i knappmenyn.
Från listan över filsigneringar:
Gå till Filer → Filsigneringar i menyn.
Klicka på Skapa ny.
Välj den PDF-fil du vill signera och klicka Fortsätt.
Steg 2: Fyll i signeringsinformation
Titel – förifylld med filnamnet men kan ändras.
Beskrivning – valfri text som visas för påskrivarna.
Deadline – valfri. Länkar slutar fungera efter detta datum.
Steg 3: Ställ in verifiering
Under verifieringsinställningar anger du hur påskrivarna ska verifiera sin identitet:
E-post – kod skickas via e-post.
SMS – kod skickas via mobilnummer.
Mobilt BankID – verifiering via BankID.
Du kan aktivera en eller flera metoder. Om Kräv verifiering är aktiverat måste minst en metod användas. Dessa inställningar kan ändras även efter aktivering. Klicka Spara för att skapa ett utkast.
Steg 4: Lägg till påskrivare
Klicka på Lägg till och välj typ av påskrivare:
Styrelsemedlem – hämtas automatiskt.
Medlem – välj från föreningen.
Extern person – fyll i manuellt.
Du kan ange roll/titel (t.ex. "Ordförande", "Revisor", "För föreningen", etc).
Steg 5: Aktivera och skicka
Klicka på Aktivera och skicka.
Påskrivarna får e-post med individuell signeringslänk.
Vad händer när påskrivarna signerar?
Påskrivaren kan:
Läsa titel och beskrivning.
Ladda ner PDF.
Rita sin signatur.
Verifiera sin identitet.
Bekräfta signeringen.
När alla har skrivit på
Status ändras till Slutförd.
En resultat-PDF genereras med signaturbilaga.
Filen sparas i samma mapp som originalet med ett filnamnstillägg.
Du hittar resultatet under Detaljer → Resultatfil.
Hantera en pågående signering
Skicka påminnelse
Öppna signeringen.
Klicka på kuvertikonen vid påskrivaren.
Lägga till fler påskrivare
Du kan lägga till fler även efter aktivering.
Avbryta en signering
Öppna signeringen.
Klicka på Alternativ → Avbryt signering.
Avbrutna signeringar kan inte återaktiveras.
Ta bort en signering
Du kan ta bort oavsett status. Aktiva signeringar visar en varning.
Vanliga frågor
Kan jag signera andra filtyper än PDF?
Nej, endast PDF-filer stöds.
Ändras originaldokumentet?
Nej, en ny fil skapas alltid.
Vad händer om jag raderar originaldokumentet?
Signeringen makuleras automatiskt.
Kan jag ändra verifieringsinställningar i efterhand?
Ja, även efter aktivering.