Inte sällan vill en föreningsstyrelse dela upp arbetet mellan sig och aktiviteter ska ofta utföras mellan styrelsemöten. Men det är inte alltid det rör sig om små insatser som är direkt avklarade, ibland behövs det regelbundet göras uppdateringar, aktiviteten byter ansvarig styrelsemedlem och ibland vill man bifoga filer.

Aktivitetshanteringen i Styrelseproffset syftar till att hjälpa till med precis detta och bygger på två objekt - aktivitetslistor och aktiviteter. En aktivitet tillhör alltid precis en aktivitetslista.

Bland de föreningar som arbetar med Styrelseproffset används aktivitetslistor på olika sätt, exempelvis:

Det finns förstås många olika användningsområden för aktivitetslistor och inget är mer rätt än något annat. I sista sektionen av denna dokumentation tar vi upp ett föreslaget användningsområde i samband med möten.

När du klickat på "Skapa lista" så kommer du till gränssnittet för att skapa en ny aktivitetslista. Det är ett enkelt gränssnitt där det enda du behöver göra är att välja synlighet och skriva en titel på listan.

Listor med synlighet "hela styrelsen" kan ses och redigeras av alla i styrelsen. Listor med synlighet "mig" kommer bara vara tillgängliga för dig själv. Om du i stället väljer synlighet "Projekt" så behöver du även välja vilket projekt listan ska tillhöra.

I figuren under ser du ett exempel på hur listan över aktivitetslistor ser ut. Notera att en av aktivitetslistorna har synlighet "Mig" vilket innebär att den bara kommer visas i listan för din användare. Om en annan styrelseanvändare visar samma sida så kommer denna aktivitetslista inte vara med.

En aktivitet i en lista har i grunden en titel, en deadline och en tilldelad person eller roll. Enbart titeln är obligatorisk.

Översiktsvyn, eller arbetsvyn om du så vill, för en aktivitetslista är tänkt att ge ett helikopterperspektiv och innehåller därför utvald information så som vad aktiviteten heter, vem den är tilldelad och vad den har för deadline.

Varje lista har synlighetsinställningar som du hittar med en knapp uppe till höger. Denna meny ger dig möjlighet att ställa in om listvyn ska inkludera slutförda aktiviteter eller ej, samt om uppdateringar ska visas för en mer utförlig vy eller döljas för en mer kompakt vy.

I menyn "Alternativ" hittar du ett antal verktyg för att enkelt hantera aktiviteterna i listan. Förutom att markera som klara eller flytta, för att nämna några, så hittar du även en länk som heter "Snabbredigera".

Med snabbredigeringen öppnas en ruta ovanpå det nuvarande gränssnittet där du enkelt kan redigera enklare attribut samt lägga till uppdateringar till aktiviteten utan att lämna sidan du är på.

Aktiviteter i en lista har förutom sin titel fler attribut och möjlighet för datalagring.

Till att börja med kan aktiviteter ha uppdateringar. Dessa är enklare, automatiskt datummärkta, notiser som är utmärkta för att logga enklare kommentarer.

Fortsättningsvis kan en eller flera filer bifogas till en aktivitet. E-postärenden kan dessutom taggas till en aktivitet, för en enkel överskådlighet över framdriften i en viss fråga.

Om du tar bort en aktivitet så raderas även tillhörande filer och uppdateringar. Taggade ärenden tas inte bort, men däremot försvinner själva taggningen.

Vad som sägs och beslutas på ett styrelsemöte är ofta källan till aktiviteter som sker i en föreningsstyrelse. Det finns många olika användningsmönster mellan olika styrelser kring hur man följer upp det som är sagt och beslutat och här är det helt upp till er att hitta ett arbetssätt som fungerar för er. Det kan vara med mötesprotokollfunktionerna, med aktivitetslistorna eller med bägge i kombination.

Ett sätt man kan jobba med bägge komponenter tillsammans är det som visas i bilden undertill. Genom att skapa en aktivitetslista per styrelsemöte och länka in dem i protokollpunkter så blir det tydligt både vad som sagts på föregående möte som följts upp på detta möte, samt vilka aktiviteter man tar med sig. Oavslutade aktiviteter från föregående möte kan enkelt flyttas över till nästa lista.

Vissa aktiviteter i en förening återkommer regelbundet — det kan handla om ett årshjul med årliga uppgifter som att rensa takrännor, kontrollera brandvarnare eller förbereda årsmötet, men också om aktiviteter som sker månadsvis eller veckovis.

Med upprepningsfunktionen kan du ställa in att en aktivitet automatiskt ska förnyas med en ny deadline när den markeras som avslutad, eller att den ska vänta på att förnyas manuellt.

När du skapar eller redigerar en aktivitet hittar du sektionen ”Upprepning” under de övriga fälten. Här väljer du:

En deadline krävs för aktiviteter med upprepning, eftersom nästa deadline beräknas utifrån den nuvarande.

Med automatisk förnyelse skapas en ny aktivitet direkt när du markerar den nuvarande som avslutad. Den nya aktiviteten ärver titel, beskrivning, tilldelning och upprepningsinställningar, men får en ny deadline beräknad utifrån upprepningsintervallet och startar som oplanerad. Detta passar bra för löpande aktiviteter som t.ex. en månadsrapport eller veckovis gräsklippning, där nästa förekomst alltid ska finnas redo.

Med manuell förnyelse händer ingenting automatiskt när aktiviteten markeras som avslutad. Istället samlas alla avslutade aktiviteter med manuell upprepning och förnyas när du själv väljer att göra det. Detta är särskilt användbart för årshjul — under året bockar du av aktiviteterna och listan krymper successivt. När det är dags att starta om, t.ex. vid årsskiftet, klickar du på kugghjulsmenyn och väljer ”Förnya aktiviteter”. Då visas en sida med alla avslutade aktiviteter som kan förnyas, med information om nuvarande och ny deadline. Du väljer vilka som ska förnyas och klickar på ”Förnya valda”.

Aktiviteter med upprepning visas med en liten markering i aktivitetslistan — antingen ”Auto” eller ”Manuell” — så att det är enkelt att se vilka aktiviteter som är återkommande.