För en bostadsrättsförening är fastigheten den absolut största tillgången. Att underhålla den på ett tryggt och strukturerat sätt är förstås av särskilt hög vikt.

Med funktionen för underhållsplan kan en strukturerad plan skapas eller importeras vilken blir enkelt överblickbar. Varje åtgärdstillfälle kan tilldelas en person/roll eller kommenteras.

Innan vi går in på hur planen skapas och redigeras är det klokt att stanna upp för att titta på själva strukturen, vilken du kan se i nedanstående figur.

Till att börja med så har varje förening möjlighet att ha flera planer. Det kan vara utkast till nya planer, olika planer för olika fastigheter eller olika generationer av planer.

Varje plan har sedan ett antal åtgärdsserier. En åtgärdsserie säger vad som ska göras, vad som är föremålet för åtgärden (kallas här "läge"), vilken kategori åtgärden tillhör samt när den ska ske och eventuellt hur ofta den ska upprepas. På åtgärdsserien anges också vad den väntas kosta.

För varje åtgärdsserie skapas ett "åtgärdstillfälle" för varje tillfälle åtgärden ska genomföras. Om åtgärdsserien inte har upprepning skapas bara ett åtgärdsfillfälle, men om den upprepas så skapas lika många tillfällen som det ryms inom planens aktiva period.

När du skapar eller redigerar en plan behöver du ange en titel och ett intervall över ett antal år. Detta intervall styr hur många åtgärdstillfällen som kommer skapas för upprepande åtgärder.

Du kan också ange en prisindexering och det gör du i procent. Om du anger 1 % så kommer angivna priser (som alltid anges i prisläget för planens startår) att ökas med 1 % för varje år. Exempel: På 30 år med 1 % indexering har priset hunnit öka med 34,8 % för de åtgärdstillfällen som infaller sista året.

Åtgärdsserien är själva kärnan i underhållsplanen. För varje åtgärdsserie väljer du en förklarande titel. Du kan också välja ett läge (det vill säga föremål för åtgärden) och en kategori.

Du väljer därefter när åtgärden sker och om den kommer upprepas. Notera att efter att du sparat åtgärden så skapas det åtgärdstillfällen som kan redigeras, kommenteras och bifogas filer. Men om du ändrar åtgärdens tid eller frekvens så kommer dessa underlydande tillfällen att raderas och ersättas av nya.

Du väljer också en mängd och enhet om du vill. Det är för att hålla koll på hur priset beräknas. Om du har valt en mängd kan du också ange ett styckpris. Alternativt kan du ange ett totalpris. Om både styckpris och totalpris är anget så har styckpriset företräde.

Åtgärdstillfällen skapas automatiskt när du skapar eller redigerar en åtgärd och därför kan de inte skapas manuellt eller tas bort, bara redigeras.

Du kan flytta ett åtgärdstillfälle mellan olika år, ange en faktisk kostnad när åtgärden har utförts samt ange ett tillstånd (även kallat status) för tillfället.

Åtgärdstillfällen kan tilldelas en person eller roll i styrelsen. De kan uppdateras med kommentarer exempelvis för att dokumentera olika beslut eller insatser. De kan också bifogas filer.

Lägen är oberoende av plan och skapas därför utanför själva planen. Läget kan vara till exempel "cykelrum", "hiss", "garage" eller "trapphus".

Du hittar "Visa lägen" i sajtmenyn och därigenom kan du skapa ett läge. Varje läge har enbart en titel. Om du importerar åtgärder till en plan så skapas lägen automatiskt om det inte redan finns ett läge med samma namn.

När du har skapat en plan med åtgärder och kostnader så kan du visa planen. Här ser du alla åtgärder grupperade efter det år de ska genomföras. För varje åtgärdstillfälle ser du dess status, om det finns kommentarer och vad den förväntas att kosta.

Du kan också klicka på knappen "Åtgärdsserier". Då visas enbart åtgärderna med information om hur ofta varje åtgärd upprepas snarare än att visa varje åtgärdstillfälle.

Därtill kan du klicka på "Statistik" för att se en överskådlig uppställning över vilka kostnader som förväntas infalla när.

Det går att importera åtgärder till en underhållsplan från en excel- eller openoffice-fil. För att göra detta behöver du först skapa en tom underhållsplan med ett angett intervall av år. Därefter kan du välja att importera åtgärder till den genom uppladdning av datafil varpå åtgärder skapas. Om du importerar åtgärder till en plan så skapas lägen automatiskt om det inte redan finns ett läge med samma namn.

Vill du i stället exportera dina underhållsplaner så gör du det under "Exportcentral" i menyn, där du hittar samtliga former av exportdata.