Det kan hända att någon sagt till er att de mailat er men ni inte känner igen denna korrespondens. Det kan också hända att ni märker att ärenden har fördröjts och kommer in senare än de verkar ha skickats.
Skälet är sannolikt att de har fastnat i Styrelseproffsets spamskydd. På grund av hur systemet är utformat, där inkommen spam riskerar att "multipliceras" eftersom den skickas ut till medlemmarna i styrelsen, måste Styrelseproffset ha ett extra stringent spamskydd. Detta består av tre delar:
En egen uppsättning regler (cirka 400) som matchas mot rubrik, brödtext och metadata
Tjänsten SpamAssassin
E-postleverantören Mailguns egen spamidentifikation
Styrelseproffsets administratörer tittar igenom det som fastnar i spamfiltret med jämna mellanrum, cirka 1-2 gånger per dag. Därför kan det verka som att e-post inkommit vid samma ögonblick när det egentligen handlar om att de manuellt släppts igenom spamfiltret.
Släpp igenom spamflaggad e-post manuellt
Om ni saknar e-post som ni tror har skickats till er kan ni manuellt vittja spamfiltret. Gå då in på "E-postärenden" i menyn följt av "Spamfilter". Där ser ni en lista på inkommen e-post som spamflaggats och kan släppa igenom den e-post ni ser är legitim.
Hur ni undviker att legitim e-post fastnar i spamfiltret
E-postadresser som finns inlagda i medlemsdatabas, leverantörsregister och hyresgästdatabas detekteras automatiskt vid inkommande e-post och medför att det krävs fler matchande spamskyddsregler för att e-posten ska flaggas för spam. Det är med andra ord en klok idé att, om ett mail från en medlem, leverantör eller hyresgäst hamnat i spamfiltret, lägga till vederbörandes e-postadress i era register.
I ett e-postärende kan en grå ruta visas som upplyser er om att meddelandet tidigare legat i spamfiltret innan det manuellt släpptes igenom. Om ni ser denna ruta är det en god idé att registrera avsändarens e-post i era register.
