I en sund datastrategi lagras bara data så länge den behövs. Styrelseproffset har funktionalitet för att hjälpa er automatiskt ta bort data efter en viss tid efter den blivit inaktuell. Det görs genom inställningarna för Datalagring.

All borttagning förutom borttagning av exportjobb loggas i föreningens logg. Som standard är datalagringsinställningarna att inte ta bort någon data.

Många av föremålen i Styrelseproffset kan läggas i papperskorgen i stället för att tas bort omedelbart. I inställningarna för Datalagring återfinns också inställningen för hur länge föremål ska ligga kvar i papperskorgen innan de permanent raderas. Som standard är denna inställning 7 dagar.

Ibland finns behov av särskilda lagringsprinciper som är mer finkorniga än de grövre inställningarna ovan. Säg till exempel att vissa e-postärenden ska klassas som särskilt känsliga och tas bort efter kortare tid. Då kan ni skapa en lagringsprincip som ni taggar e-postärendet med.

En lagringsprincip har bara två egenskaper:

Ni kan till exempel skapa en lagringsprincip som heter "Känslig data" med tre månaders lagring. Om ett e-postärende innehåller känslig data så taggar ni det med denna lagringsprincip. Därefter kommer e-postärendet raderas när det gått 3 månader sedan det senast uppdaterats, förutsatt att det är markerat som löst.