E-post är ofta det bekvämaste sättet för en medlem att ta kontakt med sin styrelse. Många föreningar löser det genom att e-post skickas ut till alla styrelsemedlemmar. Det skapar inte sällan problem när ärenden hamnar mellan stolar och förblir obesvarade eller när olika styrelseledamöter dubbeljobbar och svarar var för sig.

Med Styrelseproffset.se medföljer ett e-postärendesystem som eliminerar dessa problem. 

Hur det går till 

Varje gång ett nytt e-brev skickas till styrelsens speciella e-postadress så skapas ett ärende i systemet. En mailnotis skickas då till styrelsen (eller enskilda ledamöter, inställningsbart) med information om att ärendet inkommit och finns på sajten.Väl inne på sajten går ärendet att svara på med hjälp av textrutan. Ett svar kan vara öppet, anonymt eller internt. 

  • Öppet - När du skriver ett öppet svar så e-postas det även till anmälaren.

  • Anonymt - Svar skickas till anmälaren men i det står det inte angivet vem i styrelsen som svarat.

  • Internt - Svaret syns bara för styrelsen och leder inte till utskick till anmälaren. Det är markerat med en gul platta som bakgrund för att indikera att det är internt. 

Figur: Exempel på ett e-postärende. 

Genom att alla svar och kommentarer samlas i rad i ärendet så har ni ständig kontroll på vad som skett. Inga ärenden tappas längre bort och all text blir sökbar. 

Styrelsens e-postadress 

Ärenden tas emot på styrelsens e-postadress. Som regel är den på formatet @<användarnamn>.styrelseproffset.se.

För en förening som den i exempelbilden ovan så är användarnamnet "brftrepunktnoll" och med brevlådan inkorgen så blir då adressen inkorgen@brftrepunktnoll.styrelseproffset.se.

Ni väljer själva vilken eller vilka brevlådor ni vill använda. Om ni vill så kan ni ha olika brevlådor för olika ändamål, till exempel: 

  • inkorgen@<användarnamn>.styrelseproffset.se - Allmänna frågor

  • hyresgaster@<användarnamn>.styrelseproffset.se - Frågor från hyresgäster

  • medlemmar@<användarnamn>.styrelseproffset.se - Frågor från medlemmar 

Sortering och filtrering på brevlåda kan sedan ske på listsidorna för ärenden. 

Det går också att knyta sin egen domän till Styrelseproffsets e-posttjänster med följden att ovanstående adresser blir på formatet "inkorgen@brfexemplet.se" i stället för "inkorgen@brfexemplet.styrelseproffset.se". Kontakta supporten för mer info.

Ärendens olika tillstånd 

Det finns fem olika ärendetillstånd som beskriver var ärendet befinner sig i sin process, från nyinkommet till arkiverat. 

Genom att använda ärendetillstånden kan du undvika att ärenden faller mellan stolarna.

De olika tillstånden är:  

  • Nytt - Ärendet har inte modifierats sedan det inkom

  • Öppet - Ärendet väntar på åtgärd från styrelsen

  • Väntande - Ärendet väntar på svar från anmälare

  • Löst - Ärendet anses slutfört och arkiveras

  • Stängt - Ärendet är arkiverat 

När ett nytt mail kommer in i systemet skapas ett ärende (även kallat ärendetråd) i systemet som får tillståndet "ny".

När en styrelsemedlem öppnar ärendet så kan följande andra tillstånd väljas: öppen, väntar och löst. Om inget väljs när ärendet ändras så markeras det automatiskt som öppet. Det går inte att spara ett ärende som nytt.

Oavsett vilket tillstånd ett ärende befinner sig i så kommer det alltid markeras som "nytt" när ett nytt mail inkommer som tillhör ärendet, såtillvida inte mailet kommer från en styrelsemedlem. 

Tilldelning av ärenden 

Genom att tilldela ett ärende sätter du en ansvarig person eller roll på ärendet. Det är användbart till exempel när ärendet är specifikt och kan besvaras av en styrelsekollega till dig. Många styrelser har en medlem som är ansvarig för att "vittja brevlådan" och i praktiken kommer det innebära att denna person tilldelar inkommande ärenden till den som ska besvara dem.

När du klickar på tilldelningsknappen ser du en lista på styrelsens roller och medlemmar. Du kan också tilldela ett ärende till dig själv.

Ett ärende måste vara tilldelat för att markeras som löst. 

Figur: Tilldelning av ärende. 

Tilldelning avgör, som standardinställning i vart fall, vem som meddelas när ett nytt mail (en ny uppdatering) inkommer till ett ärende. Detta meddelande skickas ut som e-post till tilldelad styrelsemedlem eller de som tillhör den tilldelade rollen. Utöver detta sätts ärendets status till "ny", som beskrivet ovan. 

Taggar i ärenden 

För att lättare kunna spåra ärenden så kan du skapa taggar från ett ärende till en annan komponent i systemet, exempelvis en bostad. Det gör att du i ett senare läge enkelt kan se alla ärenden som gäller en viss bostad.

Du kan skapa taggar till dessa innehållstyper:

  • Medlemmar

  • Bostäder

  • Hyresgäster

  • Leverantörer

  • Aktiviteter 

  • Projekt

  • Adresser

  • Beslut

Använd knappen "+" för att skapa en ny tagg. 

Figur: Exempel på ärendetaggar. 

När ett ärende inkommer försöker systemet automatiskt lägga till taggar i ärendet genom att leta efter avsändande e-postadress i registret över medlemmar, hyresgäster och leverantörer. Du kan förstås komplettera dessa taggar med fler taggar om du vill, alternativt ta bort dem. 

Redigera avsändare och övriga mottagare 

Det finns en funktion för att redigera namn och e-postadress på ärendets avsändare samt ändra ärendets rubrik. Vissa föreningar har ett kontaktformulär på sin hemsida som skapar ett e-mail till föreningens kontaktadress. Ibland stavar den som fyller i formuläret fel på sin e-postadress, varför denna funktion är nyttig att ha.

Du hittar funktionen för att redigera avsändare uppe till höger på ärenderutan under menytexten "Alternativ".

Med denna funktion kan du även lägga till ytterligare mottagare för ärendet som då kommer få kopia av utskick. Ärenden som inkommer i mail där ytterligare mottagare finns kommer få dessa mottagare tillagda automatiskt i systemet. 

Slå ihop med annat ärende 

Styrelseproffsets mailhantering gör sitt allra bästa för att koppla ihop uppföljande e-post med sitt ursprungliga men ibland räcker det inte hela vägen. Flera ärenden kan därför ha skapats i samma ämne och då kan det vara bra att kunna slå ihop dem.

När du slår ihop ett ärende (vi kallar det ärende A) med ett annat ärende (ärende B) så kommer alla inlägg i ärendetråd A att flyttas till ärendetråd B, varpå ärende A tas bort.

Du hittar funktionen för att slå ihop med annat ärende uppe till höger på ärenderutan under menytexten "Alternativ". 

Skicka för info 

Du kan enkelt skicka ett ärende via e-post till andra styrelsemedlemmar eller till externa adresser såsom leverantörer. Du hittar funktionen för att skicka ärendet för info under knappen "Alternativ" och därefter "Skicka som bilaga till utskick". 

Figur: Gränssnitt för att skicka e-postärende för info. 

Visning av e-postutskick 

Olika åtgärder i meddelandetråden skapar automatiska e-postutskick, exempelvis när någon i styrelsen svarar på tråden, när anmälaren skriver ett nytt inlägg eller när tråden tilldelas.

Genom knappen "E-postutskick" under "Visningsalternativ" i vänstra menyn kan du välja att visa eller dölja dessa utskick. 

Figur: Tråd med visade e-postutskick. 

Anonyma svar 

Om du väljer anonymt svar så kommer meddelandet till anmälaren bara innehålla "Styrelsen" som avsändare.

I den interna visningen (den som visas på sajten och skickas till styrelsens medlemmar) kommer det dock framgå vem som har skickat svaret. 

Figur: Intern visning av anonymt svar. 

Ärenden mellan föreningar i samfällighet

För föreningar som ingår i samma samfällighet är det smidigt att kunna skicka meddelanden mellan de olika föreningarna. Detta är enkelt att göra och du gör precis som vanligt. När du väljer mottagare till e-postärendet så kan du skriva för att söka fram en förening, eller klicka i menyn för att välja från en lista av föreningar.

Meddelanden skickas i detta fall rent tekniskt inte via e-post, utan överförs direkt till mottagande förening. Stöd finns för både öppna svar och anonyma svar.

I nuläget finns inte stöd för e-post mellan föreningar, varför det är viktigt att du väljer föreningen via sökverktyget eller i listan. Om du anger en e-postadress, t ex styrelsen@brftrepunktnoll.se, så kommer inte meddelandet komma fram på grund av skyddet mot e-postloopar.

Hittade du svaret?