Ofta vill styrelsen lösa enklare frågor mellan möten via e-post. Historiskt sett har denna e-post och dessa fattade beslut stannat kvar i styrelsemedlemmarnas e-postkonton och sakta men säkert glömts bort och ersatts av "Är det någon av er som minns vad vi sa om detta?". Så behöver det inte vara längre.

Styrelsediskussionerna i Styrelseproffset kan även fortsättningsvis hållas över e-post men med den viktiga skillnaden att hela korrespondensen lagras och blir sökbar. Precis som det borde varit från början. För enkelhetens skull väljer man vid skapandet av diskussionen vilka styrelsemedlemmar som ska delta så att inte alla behöver få notiser. 

Hur det fungerar 

Det börjar med att en diskussion startas inne på sajten. En styrelsemedlem väljer ett ämne för diskussionen samt väljer vilka styrelsemedlemmar som ska delta.

Systemet skickar då e-post till de valda styrelsemedlemmarna. Dessa kan svara antingen direkt på e-postmeddelandet eller inne på sajten. När en av deltagarna i diskussionen skriver en kommentar så får samtliga övriga deltagare e-post om detta. 

Figur: Exempel på en styrelsediskussion. 

Genom att alla svar och kommentarer samlas i rad i diskussionen så har ni ständig kontroll på vad som skett. Inga beslut tappas längre bort och all text blir sökbar. 

Skapa en diskussion 

Det är vid skapandet av en diskussion som mottagande styrelsemedlemmar väljs. Dessa kommer att få e-postnotiser varje gång en uppdatering skrivs av någon av de andra.

Samtliga deltagare (utom skaparen) får även en e-postnotis när diskussionen skapas.

Vid skapandet skriver du en rubrik, denna är obligatorisk. Du kan också om du vill skriva en brödtext som då inleder diskussionen. 

Figur: Gränssnitt vid skapandet av en styrelsediskussion. 

Du kan i efterhand ändra deltagarna i en diskussion via menyn "Alternativ". 

Kopiera in ett e-postärende 

En vanlig upptakt till en styrelsediskussion är en e-postkorrespondens med en medlem eller en leverantör. Därför finns också en genväg för att kopiera in hela e-postkorrespondensen in i diskussionen som därmed blir startpunkt för styrelsens interna diskussion.

När denna funktion används så kopieras innehållet i e-postärendet in, men inte mottagarna. Alltså kommer ingen av mottagarna i den ursprungliga korrespondensen att få se styrelsens uppdateringar.

Funktionen hittas i menyn "Alternativ" enligt följande bild: 

Figur: Menyn "Alternativ" innehåller valmöjligheten att kopiera till styrelsediskussion.

Du skickas därefter vidare till sidan för att skapa ny styrelsediskussion där du precis som vanligt väljer deltagare och skriver en rubrik. Den enda skillnaden är att du nu också ser att ett e-postärende kommer att kopieras. 

Figur: Vid kopierande till styrelsediskussion ser gränssnittet nästan likadant ut som för att skapa en diskussion från början. 

Efter skapandet av styrelsediskussionen ser du hela den tidigare tråden samt ett inlägg som hänvisar till det ursprungliga e-postärendet. Detta finns fortfarande kvar och har inte ändrats. 

Figur: Exempel på ett e-postärende som kopierats till en styrelsediskussion.

Övriga likheter med e-postärenden 

Styrelsediskussioner och e-postärenden delar underliggande system vilket betyder att nästan alla funktioner som finns för e-postärenden även finns för styrelsediskussioner. Exempel på sådana är taggar, ärendestatus och tilldelning. Du kan läsa mer om detta i manualsektionen för e-postärenden. 

Hittade du svaret?