E-postutskick är ett smidigt och kraftfullt verktyg för att kommunicera med medlemmar, styrelsmedlemmar och externa. Det innehåller många möjligheter till dynamiskt innehåll men kompletteras även av separata sidor för snabbutskick för de situationer när dynamiska funktioner inte är nödvändiga. 

Skapa utskick 

För att skapa ett utskick klickar du på "E-post", därefter "E-postutskick" och sedan "Skapa nytt utskick".

På sidan du kommer till har du fem fält. Det viktigaste fältet, och det enda obligatoriska, är utskickets ärenderad. Men du kan passa på att skriva en brödtext här också. Bägge fält kan förstås sedan redigeras. 

Du kan i detta läge bifoga en eller flera filer, vilka kommer läggas till i utskicket med hjälp av en filmodul. Du kan förstås lägga till filmoduler senare även om du inte kryssar för denna ruta nu.

Du kan här också välja om utskicket ska gå att svara på och vart detta svar i så fall ska gå. 

För utskick där svar ska gå direkt till dig som avsändare kan mottagarna enbart vara styrelsemedlemmar. 

Redigera utskick 

När du skapat utskicket kommer du till redigeringsläget automatiskt. Här kan du ändra parametrarna från föregående läget men förstås också kontrollera utskickets innehåll.

Under formulärfälten för de tidigare nämnda egenskaperna hittar du utskickets innehåll. Allt innehåll i ett utskick består av moduler och du kan notera att ditt utskick har en brödtextmodul om du skrev en text vid skapandet.

I exempelbilden undertill syns två moduler, en för brödtext och en för bifogade filer. Du kan dra och släppa modulerna i olika ordning genom att klicka på namnlisten. Du kan också ta bort modulerna genom att klicka på krysset i övre högra hörnet av modulen. 

För att lägga till nya moduler klickar du på knappen "Lägg till modul" och väljer sedan en modul i listan som visas. Bilden här undertill visar hur listan kan se ut. 

Bifogade filer 

Filer kan bifogas på två olika sätt: 

  • Nedladdningslänkar - Filerna visas som klickbara länkar i utskicket

  • Bifogade filer - Filerna bifogas i utskicket 

Nedladdningslänkar är i regel mer leveranssäkra och löper lägre risk att fastna i spamfilter. Bifogade filer kan dock ibland vara bekvämare. Denna möjlighet finns dock enbart för utskick som inte överstiger 5 MB.

I modulen väljer du om du vill bifoga en befintlig fil ur filarkivet, alla filer som ligger i en viss mapp i filarkivet eller om du vill ladda upp en fil direkt till utskicket. 

Figur: Modul för filuppladdning. 

Förhandsgranska utskick 

I läget förhandsgranska kan du se utskicket så som det kommer se ut för mottagaren.

Notera att e-post kan tolkas olika av olika mottagare och det är inte säkert att alla mottagarna får identisk formatering i de utskick de tar emot. Vissa mottagare har stängt av möjligheten att ta emot HTML-utskick och därför skickar Styrelseproffset alltid även en textversion. 

Figur: Förhandsgranskning av utskick. 

Välj mottagare till utskick 

Det sista steget att ta itu med innan det är dags att granska och skicka är att välja mottagare. Det finns tre typer av mottagare: 

  • Medlem - En medlem med registrerad e-postadress

  • Styrelsemedlem - En person i styrelsen

  • E-postadress - En manuellt inmatad e-postadress 

På sidan visas alla mottagare som kommer få utskicket. 

Figur: Typisk vy över ett utskicks mottagare. 

För att lägga till mottagare väljer du hur du vill lägga till dem, exempelvis hela styrelsen, alla medlemmar, medlemmar på en viss adress eller enskilda. När du gjort ditt val klickar du på "Spara". Du kan ta bort och lägga till enskilda mottagare till dess att du är nöjd med mottagarlistan. 

Figur: Det går att lägga till mottagare på olika sätt. 

För att ta bort mottagare kan du använda knappen "Alternativ" till höger om mottagaren. Det går också att ta bort flera mottagare på samma gång genom att välja i menyn som illustreras i figuren undertill och därefter klicka "Spara". 

Figur: Smidigt borttagande av flera mottagare på samma gång. 

Granska och skicka 

Så återstår bara en sista dubbelkoll av utskicket innan det skickas. I det avslutande steget ser du utskicket som det är avsett att se ut och de mottagare det är inställt att skickas till.

När du känner dig redo klickar du bara på "Genomför utskick" så köas det upp i utskickskön. 

Figur: Överblick över utskicket innan det går iväg. 

Utskicket efter sändning 

Ett utskick kan bara skickas en gång. När du går in på ett genomfört utskick så kan du bara se vilka det gick till, inte redigera det. Du kan däremot enkelt skapa en kopia av utskicket om du vill genomföra det pånytt.

Du kan också klicka på avsedd knapp för att se de faktiska e-post som utskicket resulterade i, samt se vilka som öppnat denna e-post. 

Figur: Det går bara att genomföra ett utskick en gång. 

Hittade du svaret?