Att föra protokoll under mötet är en stor tidsbesparare. Med det smarta protokollverktyget blir det lätt som en plätt.

Starta mötet

Det första du gör är att klicka på "starta möte" i listan över aktuella möten.

Du kommer nu till en inställningssida för mötet. Välj vilka som deltar i mötet, vem som för protokollet och vem eller vilka som efter mötet ska justera protokollet.

Figur: Välj deltagare på mötet.

Det är valfritt att ha justeringspersoner. Om inga sådana väljs så kommer inget justeringssteg i protokollflödet att utföras. Det betyder att protokollet arkiveras direkt när mötet är avslutat.

Om en agenda var inlagd sedan tidigare är det smidigt att kopiera dess föremål som rubriker in i protokollet. Om du inte vill göra detta så kryssar du ur rutan.

Figur: Agendaföremålen kan kopieras till protokollet.

Föremål i protokollet

Likt agendaföremål har protokollföremålen rubriker men skillnaden är att ett protokollföremål även har en brödtext. För att editera ett föremål så klickar du på det. För att avbryta editeringen klickar du godkännandeikonen till höger eller använder tangenten "esc".

Figur: Föremål i protokollet.

Föremål kan också vara underordnade varandra. Det ger ett protokoll med en nästlad lista och är bra för tydligheten.

För att underordna ett föremål till ett annat kan du dra och släppa det. Du kan också använda piltangenterna i kontrollbox och kontrollbar, vilket återkommer i förklaring nedan på denna sida.

Figur: Föremål i protokollet som är underordnat ett annat föremål.

Som du ser i de två bilderna ovan så kan ett protokollföremål även tilldelas en person eller roll. Tilldelning kan bara ske till en person eller roll i taget, men en roll kan innehas av flera personer. När ett protokollföremål är tilldelat så visas detta i protokollet. Det finns också en separat vy i vilken det går att se alla punkter tilldelade en viss person.

Kontrollrutor

För optimal kontroll över protokollet finns en kontrollbar i underkant och en kontrollbox i högerkant. Kontrollboxen i högerkant försvinner vid lägre upplösning såsom surfplattor.

Med knapparna i dessa kontrollytor kan du infoga nya föremål och flytta föremål i höjd- eller djupled. Du kan också snabbnavigera mellan föremål.

Figur: Kontrollboxen som återfinns i högerkanten.

Figur: Kontrollbaren som återfinns i underkanten.

I kontrollboxen till höger finns också genvägar för att snabbt och enkelt skapa aktiviteter och/eller principbeslut utan att lämna mötesprotokollet.

Autosparande

Protokollinnehållet, precis som agendor, kan sparas automatiskt i bakgrunden. Detta är förinställt men kan deaktiveras om du så önskar. Du kan också ändra tidsintervall.

Autosparande sker emellertid enbart om ändringar gjorts i protokollet.

Figur: Alternativ för autosparande.

Tangentbordskommandon

Följande tangentbordskommandon underlättar vid hantering av agendor och protokoll:

  • Navigera mellan föremål med tab och shift-tab
  • Flytta föremål med alt-pilknapp
  • Infoga nytt föremål med alt-+
  • Avbryt redigering av ett föremål med esc

Avslutande av möte

När mötet är slut och du tittat igenom protokollet en sista gång så klickar du på "Avsluta möte". Detta sparar protokollet en sista gång och därefter blir du skickad till en sida för att bekräfta.

Om du har valt justeringspersoner när mötet inleddes så får du möjlighet att välja att dessa automatiskt e-postas med uppmaning att justera.

När du avslutar mötet går protokollet vidare till nästa steg i protokollflödet. Om du inte har valt några justeringspersoner så arkiveras protokollet direkt, annars går det vidare för justering.

Redo att gå vidare?

Nu har du läst om vad du gör under mötet. Nästa steg är att läsa vad som händer när mötet är slut och det är dags för justering.

Fortsätt läsa nästa avsnitt: Efter mötet

Hittade du svaret?