Inte sällan vill en föreningsstyrelse dela upp arbetet mellan sig och aktiviteter ska ofta utföras mellan styrelsemöten. Men det är inte alltid det rör sig om små insatser som är direkt avklarade, ibland behövs det regelbundet göras uppdateringar, aktiviteten byter ansvarig styrelsemedlem och ibland vill man bifoga filer.

Aktivitetshanteringen i Styrelseproffset syftar till att hjälpa till med precis detta och bygger på två objekt - aktivitetslistor och aktiviteter. En aktivitet tillhör alltid precis en aktivitetslista.

Bland de föreningar som arbetar med Styrelseproffset används aktivitetslistor på olika sätt, exempelvis:

  • En särskild aktivitetslista inför en händelse, till exempel ett årsmöte.

  • En aktivitetslista per styrelsemöte, där aktiviteter flyttas fram till nästa lista om de inte är avklarade.

  • Aktivtetslistor som är del av ett större projekt.

  • Personliga aktivitetslistor för att hålla koll på eget arbete.

Det finns förstås många olika användningsområden för aktivitetslistor och inget är mer rätt än något annat. I sista sektionen av denna dokumentation tar vi upp ett föreslaget användningsområde i samband med möten.

Skapa och redigera listor

När du klickat på "Skapa lista" så kommer du till gränssnittet för att skapa en ny aktivitetslista. Det är ett enkelt gränssnitt där det enda du behöver göra är att välja synlighet och skriva en titel på listan.

Listor med synlighet "hela styrelsen" kan ses och redigeras av alla i styrelsen. Listor med synlighet "mig" kommer bara vara tillgängliga för dig själv. Om du i stället väljer synlighet "Projekt" så behöver du även välja vilket projekt listan ska tillhöra.

Figur: Gränssnitt för att lägga till aktivitetslista.

I figuren under ser du ett exempel på hur listan över aktivitetslistor ser ut. Notera att en av aktivitetslistorna har synlighet "Mig" vilket innebär att den bara kommer visas i listan för din användare. Om en annan styrelseanvändare visar samma sida så kommer denna aktivitetslista inte vara med.

Figur: Exempel på lista över tillgängliga aktivitetslistor.

Arbeta med listor

En aktivitet i en lista har i grunden en titel, en deadline och en tilldelad person eller roll. Enbart titeln är obligatorisk.

Översiktsvyn, eller arbetsvyn om du så vill, för en aktivitetslista är tänkt att ge ett helikopterperspektiv och innehåller därför utvald information så som vad aktiviteten heter, vem den är tilldelad och vad den har för deadline.

Figur: Översikt över ett exempel till aktivitetslista.

Varje lista har synlighetsinställningar som du hittar med en knapp uppe till höger. Denna meny ger dig möjlighet att ställa in om listvyn ska inkludera slutförda aktiviteter eller ej, samt om uppdateringar ska visas för en mer utförlig vy eller döljas för en mer kompakt vy.

Figur: Synlighetsinställningar för aktivitetslista.

I menyn "Alternativ" hittar du ett antal verktyg för att enkelt hantera aktiviteterna i listan. Förutom att markera som klara eller flytta, för att nämna några, så hittar du även en länk som heter "Snabbredigera".

Med snabbredigeringen öppnas en ruta ovanpå det nuvarande gränssnittet där du enkelt kan redigera enklare attribut samt lägga till uppdateringar till aktiviteten utan att lämna sidan du är på.

Figur: Snabbredigering av aktivitet direkt från aktivitetslista.

Hantera aktiviteter

Aktiviteter i en lista har förutom sin titel fler attribut och möjlighet för datalagring.

Till att börja med kan aktiviteter ha uppdateringar. Dessa är enklare, automatiskt datummärkta, notiser som är utmärkta för att logga enklare kommentarer.

Fortsättningsvis kan en eller flera filer bifogas till en aktivitet. E-postärenden kan dessutom taggas till en aktivitet, för en enkel överskådlighet över framdriften i en viss fråga.

Figur: Gränssnittsvy för exempelaktivitet med uppdateringar, fil och ärende.

Om du tar bort en aktivitet så raderas även tillhörande filer och uppdateringar. Taggade ärenden tas inte bort, men däremot försvinner själva taggningen.

Aktiviteter och mötesprotokoll

Vad som sägs och beslutas på ett styrelsemöte är ofta källan till aktiviteter som sker i en föreningsstyrelse. Det finns många olika användningsmönster mellan olika styrelser kring hur man följer upp det som är sagt och beslutat och här är det helt upp till er att hitta ett arbetssätt som fungerar för er. Det kan vara med mötesprotokollfunktionerna, med aktivitetslistorna eller med bägge i kombination.

Ett sätt man kan jobba med bägge komponenter tillsammans är det som visas i bilden undertill. Genom att skapa en aktivitetslista per styrelsemöte och länka in dem i protokollpunkter så blir det tydligt både vad som sagts på föregående möte som följts upp på detta möte, samt vilka aktiviteter man tar med sig. Oavslutade aktiviteter från föregående möte kan enkelt flyttas över till nästa lista.

Figur: Exempel på hur aktivitetslistor kan kombineras med möten.

Hittade du svaret?