För en föreningsstyrelse uppstår många situationer där man vill samla in information från medlemmarna. Med Styrelseproffsets flexibla formulärhantering kan ni skapa formulär som innehåller precis de fält och frågor som ni behöver få svar på.

Ni kan också ställa in formulären på att skapa e-postärenden vid inkommet svar. Några vanliga användningsområden inkluderar:

  • Inlämning av motioner till årsstämma

  • Anmälan till aktiviteter, exempelvis trädgårdsdag

  • Välkomstregistrering för nya medlemmar (namnskyltar, flyttdatum, etc)

  • Felanmälan

  • Garantiärenden

Skapa och redigera formulär

När du skapar ett formulär finns det ett antal inställningar att beakta först för själva formuläret.

  • Titel - Används internt för att känneteckna formuläret. Du måste fylla i en titel.

  • Överskrift - Om du fyller i en överskrift så visas den överst i formuläret i större textstorlek.

  • Beskrivning - Fältet beskrivning kan användas för att inleda formuläret med en kort förklaring.

  • Sajtåtkomst - Om rutan är ikryssad så kommer formuläret vara tillgängligt via direktlänk till föreningshemsidan. Om rutan inte är ikryssad så måste formuläret läggas in på en "sida" på föreninghemsidan.

  • Skapa e-postärende - Om rutan är ikryssad så skapas ett e-postärende för varje inskickat formulärsvar.

  • Adress för e-postärende - När e-postärende ska skapas så registreras det som skickat till denna adress. Det kan därmed kombineras med en adressregel.

När du har valt inställningar för formuläret så klickar du på "Spara". När formulärets grundinställningar sparats kan du börja lägga till moduler.

Figur: Exempel på formulärinställningar.

Några exempel på moduler

Formulär i Styrelseproffset är uppbyggda kring moduler. Syftet med dessa är att ni ska kunna skapa formulären precis som ni vill ha dem.

Varje modul representerar olika typer av formulärfält. Vissa är till för textinmatning, vissa är för att välja mellan alternativ och vissa möjliggör filuppladdning. Ni kan dra och släppa modulerna i den ordning ni vill ha dem.

De tillgängliga modulerna är:

  • Textinmatning

  • Valmöjlighet

  • Filuppladdning

  • Datumväljare

  • Avsändare (krävs för e-postärende)

  • Information

  • Textfält

Figur: Moduler för olika formulärfält av typerna textinmatning och flerval.

Förhandsgranska formulär

Du kan när som helst klicka dig vidare till sidan för att förhandsgranska formuläret. Här ritas formuläret ut så som det kommer se ut för användaren, men du kan inte använda förhandsgranskningen för att skicka in ett svar.

Använd knapparna för att gå fram och tillbaka mellan redigering och förhandsgranskning till dess formuläret ser ut som du vill.

Figur: Exempel på förhandsgranskning av formulär.

Distribuera formulär

När formuläret ser ut som ni vill så är det klart för att distribueras. Ni behöver inte särskilt "publicera" formuläret eller liknande, men däremot behöver ni se till så rätt personer får kännedom om det.

Det finns några huvudsakliga alternativ för hur ni kan distribuera ett formulär:

  • Direktlänk - Så länge inställningen är aktiverad för att tillåta formuläråtkomst via direktlänk så kan ni skicka ut länken hur ni vill. Via SMS, egna e-postkonton eller genom att länka till den i en nyhet på föreningshemsidan.

  • Hemsida - På en "sida" på föreningshemsidan finns en särskild modul för att bädda in ett formulär. Detta kan göras oavsett om formuläret har åtkomst aktiverat via direktlänk.

  • E-postutskick - I e-postutskick finns en särskild modul för att bädda in ett formulär.

När ett svar har inkommit visas tydligt på svaret vilken kanal det inkommit via, så länge de särskilda modulerna på hemsidan eller i e-postutskick har använts.

Figur: I listan över inkomna svar visas tydligt vilken kanal svaret inkommit via.

Hantera inkomna svar

När svar börjar trilla in till formuläret är det lätt att hålla överblick över dem löpande.

Ni kan när som helst klicka på knappen för att exportera svaren och på så sätt få tillgång till en nedladdningsbar version av översikten med alla svar.

Figur: Export av inkomna svar.

Spamskydd

För att skydda föreningen och Styrelseproffset från spam så visas en spamskyddsfråga automatiskt för alla som inte är inloggade.

I nuläget är denna spamskyddsfråga från leverantören Recaptcha (som sköts av Google) vilket ger ett väldigt gott skydd.

Figur: Exempel på spamskydd.

Skapa formulär för felanmälan till fastighetsskötare

Om er fastighetsskötare eller tekniska förvaltare har en e-postadress dit de kan ta emot felanmälningar så finns det ett smidigt sätt att använda formulär för att koppla ihop er föreningshemsida med fastighetsskötarens system. Ni kan göra så här:

  1. Skapa ett formulär som har inställningen påslagen för att skapa e-postärende. Se till så en unik mottagaradress är vald för formuläret.

  2. Skapa en styrelseanvändare som har fastighetsskötares e-postadress.

  3. Skapa en adressregel i föreningens inställningar för denna specifika mottagaradress. Ställ in denna regel på att automatiskt tilldela ärendet till den användare du skapade i steget ovan.

När ett formulärsvar registreras så kommer nu ett e-postärende att skapas. Det kommer därefter på grund av adressregeln automatiskt tilldelas fastighetsskötaren som då får ett mail för att bekräfta tilldelningen. Fastighetsskötaren kan därefter återkoppla i mailtråden med besked som blir synligt både för styrelsen och för medlemmen i fråga.

Hittade du svaret?