Medlemshanteringen är en viktig komponent i Styrelseproffset som i sig medger flera andra funktioner. Till exempel gör en proaktiv hantering av medlemsinformation att e-postutskick blir mycket lättare.

Styrelseproffset har stöd för tre typer av medlemmar:

  • Ordinarie medlem

  • Ordinarie medlem (juridisk person)

  • Anhörig

Medlemmar av typen "anhöriga" är till för att kunna samla e-post och andra kontaktuppgifter även till övriga boende i en bostad. Medlemmar av denna typ kommer dock inte med i röstlängden.

Medlemsvy

En medlem i systemet kan ha följande egenskaper:

  • Bostad - en eller flera bostäder som medlemmen innehar

  • Namn

  • E-post

  • Mobiltelefonnummer

  • Fast telefonnummer

  • Startdatum - datum då medlemskapet inleddes

  • Slutdatum - datum då medlemskapet avslutades

För varje medlem finns en medlemsvy som ger snabb och enkel överblick över medlemmen.

Figur: Del av medlemsvyn

Längre ner på samma sida finns ytterligare information. Om din förening har aktiverat medlemsinloggning på föreningens publika hemsida så kan du för varje medlem se om ett sådant login har skapats och när det i så fall senast användes.

Figur: Information om medlemmens hemsidesinloggning.

Om det finns nycklar i nyckelsystemet som är kopplade till medlemmen så kan du se dessa i en tabell på medlemsvyn.

Figur: Nycklar kopplade till medlemmen

Du kan också se e-postärenden som har taggats/kopplats till medlemmen i fråga, samt vilken status dessa ärenden har.

Figur: E-postärenden kopplade till medlemmen

Sist men inte minst på medlemsvyn så finns även ett par snabblänkar för att redigera medlemmen eller skapa ett e-postärende till denna.

Figur: Snabblänkar till åtgärder

Redigera medlem

Du kan förstås när som helst redigera uppgifterna om en enskild medlem genom att klicka på redigera under menyn "Alternativ" eller via snabblänk nere på medlemsvyn.

Med gränssnittet som visas undertill väljer du typ för medlemmen, vilket datumintervall medlemskapet gäller under samt väljer om medlemmen ska vara aktiv eller ej.

Enbart aktiva medlemmar kan logga in på föreningshemsida. Om medlemmen får ett slutdatum som har inträffat så måste också medlemmen markeras som inaktiv.

Figur: Redigeringsmöjlighet för medlem

På samma redigeringssida ser du också översikten över nuvarande och tidigare bostadsinnehav vilket du nedan ser ett exempel på.

Figur: Översikt över nuvarande bostadsinnehav

Genom att klicka på "Redigera" eller "Lägg till" kommer du till en sida där du kan redigera eller komplettera detta bostadsinnehav.

Här anger du vilken medlem och bostad det gäller, vilken tidsperiod innehavet omfattar (slutdatum behöver inte fyllas i), om innehavet är aktivt och hur stor andel av bostaden som innehavet avser.

Figur: Redigering av ett bostadsinnehav

Export av medlemsdata

Det finns en lättillgänglig export i menyn för medlemsinformationen.

Genom att filtrera fram önskat urval på sidan och därefter klicka på "Ladda ner" så fås en Excel-fil med önskad medlemsdata.

Import av medlemsdata

Vill du lägga till en större mängd medlemmar, till exempel i samband med att din förening börjar använda Styrelseproffset, så finns möjlighet till import.

Denna går till så att du laddar hem en importfil som är på ett fast format och som kan öppnas i Excel eller OpenOffice. Därefter fyller du i, eller på annat sätt kopierar in, data i denna importfil så att du har en medlem per rad.

När filen är komplett så laddar du upp den på Styrelseproffset och följer instruktionerna, varpå medlemmarna importeras. För att kunna importera medlemmar måste du först ha skapat (eller importerat) bostäder. Medlemsimporten hittar du längst ner på sidan "Aktiva medlemmar".

Hittade du svaret?