I en större förening kan medlemsomsättningen bli utmanande. Många överlåtelser kan vara aktuella på samma gång och överlappningen riskerar att skapa förvirring.

En annan viktig aspekt är kontaktinformationen. I regel är kontaktinformationen till nya medlemmar lättast tillgänglig i samband med ansökningen men tillträdet, och det datum när de ska få ordinarie utskick och dylikt, kan ligga flera månader fram i tiden. Detta löser funktionen "överlåtelser" automatiskt åt dig så att du slipper göra alla nödvändiga registreringar manuellt.

Vad händer i en överlåtelse?

Man skulle kunna säga att detta är en överlåtelseassistent. Du lägger in alla uppgifter i en beställning varpå överlåtelseassistenten bevakar situationen inför tillträdesdatumet. När det kommer, och överlåtelsen är markerad som godkänd, så sker följande:

  1. De i överlåtelsen "ansökande personerna" ska läggas till som medlemmar.

  2. De ovanstående ska få ett registrerat bostadsinnehav för den angivna bostaden.

  3. Eventuellt välkomstmeddelande ska skickas till de nya medlemmarna.

  4. Eventuellt ska de nya medlemmarna direkt läggas till i en angiven kö.

  5. De tidigare boende i denna bostad ska få sitt bostadsinnehav deaktiverat.

  6. De tidigare boende i denna bostad ska deaktiveras som medlemmar.

  7. Eventuella hemsidesinloggningar och hemsidesprenumerationer dessa tidigare boende har haft ska deaktiveras.

  8. Om köpeskilling är angiven så ska en datapunkt skapas i försäljningsstatistiken.

Meningen med överlåtelsesystemet är att låta dig slippa göra ovanstående registreringar manuellt när tillträdet sker.

Registrera ny överlåtelse

Efter att i menyn ha klickat på "Medlemmar" hittar du funktionen "Överlåtelser". Klicka på denna för att se en lista över aktuella överlåtelser.

Figur: Lista över aktuella överlåtelser.

På samma sida finns knappen "Skapa ny överlåtelse" som du klickar på för att registrera en ny överlåtelsehandling.

I utgångsläget väljer du vilken bostad överlåtelsen avser, vilket datum överlåtelsen ska anses registrerad (som standard dagens datum) samt vilket datum själva tillträdet ska ske. Tillträdesdatumet är också den dag som uppgifterna aktualiseras i medlemsdatabasen, mer om detta undertill.

Figur: Formulärfält vid skapande av överlåtelse.

När du klickar spara så kommer du till nästa steg av formuläret som är mer utförligt. Här visas vilka medlemmar som i nuläget innehar bostaden i fråga.

Registrera ansökande personer

När nu överlåtelsens grunddata är registrerad så registrerar du kontaktinformation och ägarandel för respektive ansökande person. Klicka på knappen "Lägg till" för att registrera en ny ansökande person.

Denna kontaktinformation är den som vid tillträdet kommer att registreras i föreningens medlemsdatabas. Ägarandelen anges i procent utan procenttecken, exempelvis "50" eller "100".

Figur: Exempel på registrerade ansökande personer.

Godkänna eller avslå överlåtelse

När styrelsen behandlat ansökan enligt stadgarna, exempelvis på ett styrelsemöte, så registreras beslutet i överlåtelsen tillsammans med det datum då beslutet fattades.

Figur: Formulärfält för registrering av beslut.

Om ansökan avslås så händer ingenting mer med ansökan. Om ansökan däremot godkänns så verkställs den från och med tillträdesdagen.

Vad som sker på tillträdesdagen

I arla morgonstund på tillträdesdagen verkställer systemet automatiskt överlåtelsen, men enbart om den är markerad som godkänd. Blir den markerad som godkänd så verkställs den nästföljande natt.

Vid verkställandet av en överlåtelse så kopieras informationen från "ansökande personer" in till medlemsregistret. De tidigare medlemmarna i den aktuella bostaden markeras samtidigt som inaktiva och utgår därmed ur föreningens kontaktlista. Informationen finns dock kvar i systemet och på bostadens informationssida kan även de tidigare boenden ses.

Om verkställandet av överlåtelsen inte kan vänta så finns menyalternativet "Verkställ överlåtelse manuellt" tillgängligt från listan på överlåtelser.

Välkomst- och utträdesärende

För att bjuda de nya medlemmarna på ett varmt välkomnande, eller säga tack och adjö till de som lämnar, finns det stöd i systemet för att automatiskt skapa ett e-postärende som mailas till dem. Detta sker när överlåtelsen verkställs, så länge det finns minst en ny medlem som har registrerad e-post.

I föreningens inställningar hittar ni möjligheten att ställa in meddelandet som ska skickas ut. Detta kan innehålla länkar, så om ni vill ha mer utförligt innehåll (exempelvis bilagor) rekommenderas ni att lägga det på föreningshemsidan och länka dit.

Figur: Exempel på inställt välkomstmeddelande.

Nycklar i samband med överlåtelse

Du kan för varje ansökande person som är registrerad också skapa en nyckelkvittens, till vilken du kan lägga till valfritt antal nycklar. Om nyckelöverlåtelse hanteras i förväg så kan du med fördel manuellt skriva ut pdf-versionen av nyckelkvittensen eller göra ett manuellt digitalt utskick. Men så länge den ansökande personen har en giltig e-postadress, och nyckelkvittensen fortfarande är obekräftad när överlåtelsen verkställs, så kommer ett e-postutskick automatiskt att göras.

En varning visas i överlåtelsen om någon av de befintliga medlemmarna har registrerade nyckelinnehav i systemet. Om så är fallet så kommer alla dessa nycklar att läggas till automatiskt i nyckelkvittensen när den skapas.

Figur: Varning vid registrerat nyckelinnehav för befintlig, utflyttande medlem.

Hittade du svaret?