Att hålla koll på medlemmars kontaktuppgifter blir enklare med Styrelseproffset. Denna funktion hjälper er att begära in uppdateringar från alla medlemmar. Det kan vara användbart i olika typer av projekt, till exempel vid byte till nytt passersystem.

Varje medlem som har en e-postadress inlagd får e-post med en unik länk. Genom denna kan de ändra sin egen information och information tillhörande andra i samma bostad. De kan också lägga till medlemmar som bor i bostaden. Dessa läggs då till som "anhörig" snarare än "ordinarie medlem". När medlemmen är färdig med sin uppdatering kan de markera sig själva som "klar" så att du kan följa hur uppdateringen går.

Det är också enkelt att skriva ut en färdigifylld ändringslapp till de medlemmar som saknar e-post.

Lägg till en informationsförfrågan

Börja med att navigera till "Förfrågningar" i menyn. För att skapa en informationsförfrågan behöver ett antal fält fyllas i. Den interna titeln är den benämning ni i styrelsen använder för denna förfrågan. Därutöver ska du ange den period som förfrågan är aktiv. Det är bara under denna period som medlemmar kommer kunna ändra sin information.

Startdatumet anger när de medlemmar som har e-post får sitt e-postutskick.

Sist men inte minst anger du en ärenderad och en brödtext. Dessa syns både i e-postutskicket och på de utskrivna ändringslapparna.

Figur: Skapandet av en informationsförfrågan.

Lägg till eller ta bort medlemmar ur förfrågan

När du har sparat din förfrågan kan du i ett andra läge lägga till medlemmar. Du kan välja mellan att lägga till alla, alla på en viss adress eller bara utvalda. Om din förening använder medlemstaggar kan du använda även dem som urvalsmöjlighet.

Figur: Tilläggning av medlemmar.

Du kan också enligt samma logik ta bort medlemmar, antingen alla eller alla från en viss adress. Även medlemstaggar går att välja på, om din förening har sådana.

För att ta bort en enskild medlem från förfrågan används länken som du hittar bakom knappen "Alternativ".

Figur: Borttagning av medlemmar.

Förhandsgranska och aktivera

Innan förfrågan kan användas behöver du aktivera den. Det gör du på sidan "Förhandsgranska och aktivera" som du hittar genom navigeringen i sidans topp.

På denna sida ser du hur många mottagare du har och hur e-postutskicket kommer se ut. När du kryssar i rutan och sparar så blir utskicket aktivt. När starttiden infaller så kommer e-post skickas ut till de medlemmar som har e-post registrerad. E-postutskick genomförs med intervall på ca 5-10 minuter så även om du aktiverar en förfrågan med startdatum som redan har passerat så kan det dröja en stund innan e-posten skickas ut.

Figur: Förhandsgranska informationsförfrågan.

Att följa förfrågan

När förfrågan sedan är aktiv kan du inte längre redigera den, bara följa den. På sidan för att följa utskick ser du vilka medlemmar som har fått ett utskick och vilka som öppnat sidan, ändrat informationen respektive klarmarkerat sina ändringar.

För varje mottagande medlem har då några ytterligare alternativ. Du kan få fram respektive medlems unika ändringslänk, utifall att du vill skicka ut den separat till medlemmen. Du har också en genväg för att ladda hem en PDF med en lapp du kan dela ut till medlemmen om denne inte har e-postadress.

Figur: Ytterligare möjligheter.

Hittade du svaret?