Att dela på gemensamma ting är en av föreningens grundvalar. Men oavsett stor eller liten förening så är organisationen viktig så att inte önskemålen krockar med varandra. Här kommer ett bokningssystem in i bilden.

Här är några exempel på föremål som kan vara bokningsbara:

  • Övernattningslägenhet

  • Innergård

  • Tvättstuga

Bokningssystemet i Styrelseproffset är ett av de mest flexibla bokningssystemen för föreningar och sätter mycket få begränsningar i hur bokningarna går till. Systemet är uppbyggt av två delar: Bokningsföremål och bokningar. Bokningsföremål kan vara exempelvis "bastun" eller "tvättstugan" och bokningar är de reservationer som görs av ett bokningsföremål.

Skapa och redigera ett bokningsföremål

Det första du måste göra för att möjliggöra bokningar är att skapa ett bokningsföremål. Du börjar med att i sajtens meny välja "Lägg till" under "Bokningsbara föremål".

I dialogen som nu visas skriver du en titel till föremålet. Du kan också skriva en regeltext som kommer visas i samband med bokning.

Därtill kan du välja om bokningsföremålet ska ha vecka eller månad som standardvy, samt om det ska synas vem som bokat en tid. Du kan också dölja bokningsföremålet från listor så att medlemmar inte ser det i medlemsportalen.

Figur: Inmatning av uppgifter vid skapande av bokningsföremål.

Påminnelse om bokning

En påminnelse kan aktiveras för bokningar och dessa kan skickas över e-post och/eller SMS. Ni väljer hur långt före påminnelserna ska skickas. För att SMS-påminnelser ska skickas så måste föreningen ha SMS-krediter.

Bokningsbegränsningar

Begränsningar kan anges för bokningsfrekvensen, om så önskas. Begränsningarna avgör hur många bokningar en medlem kan göra av ett och samma bokningsföremål under en tidsperiod.

Figur: Bokningsbegränsningar för bokningsföremål

Inställningsmöjligheter finns för dag, vecka, månad och år. Därtill kan du begränsa hur långt fram det ska gå att boka, samt om begränsningarna ska gälla medlemmen eller bostaden medlemmen tillhör (och därmed även andra medlemmar i samma bostad).

Val av bokningsbara tider

När bokningsföremålet väl är skapat är det dags att välja vilka tider som det ska gå att boka. Detta görs på veckoform genom att du med muspekaren klickar och drar över de tider du vill att en bokningsbar tid ska skapas.

Du kan dra och släppa bokningsbara tider eller ändra deras längd genom att dra i kanterna. Alla ändringar sparas direkt. Om du vill ta bort en bokningsbar tid så klickar du på den.

Om du ändrar en bokningsbar tid till vilken det har hunnit skapas bokningar så kommer även dessa bokningar att ändras.

Figur

Figur: Val av bokningsbara tider.

Skapa en bokning

Det finns två sätt att skapa bokningar: Genom styrelsegränssnittet eller genom föreningshemsidan. Den förstnämnda är avsedd för när styrelsen vill sköta bokningarna och den sistnämnda för när medlemmar ska kunna boka själva. Vi återkommer till medlemmarnas bokningsmöjlighet nedan.

Om du i egenskap av medlem i styrelsen vill skapa en bokning så klickar du på "Bokningar" följt av "Lägg till". Om er förening har mer än ett bokningsföremål får du först välja vilket föremål du vill boka.

Därefter kommer du till ett gränssnitt som på bilden undertill. Du väljer vilken medlem som bokningen ska tillhöra och en av de bokningsbara tiderna genom att klicka på den i kalendern. När du är klar klickar du på "Boka". I kalendern kan du också se vilka tider som är upptagna och av vem.

Figur

Figur: Skapa bokning från styrelsegränssnittet.

Bokningar på föreningshemsida

Det är möjligt att låta föreningens medlemmar själva hantera sina bokningar. Medlemmarna kan se och boka lediga tider men kan inte se vem som bokat en upptagen tid, bara att den är upptagen.

För att skapa denna möjlighet behöver du först ändra en inställning för föreningshemsidan så att bokningar tillåts från hemsidan. Du ser inställningen på bilden undertill. För att det ska fungera behöver även inloggningar tillåtas.

Figur

Figur: Inställning för att möjliggöra bokningar på föreningshemsida.

Medlemmar som loggat in på hemsidan ser nu ett nytt menyföremål i medlemsmenyn som heter "Mina bokningar". Även i medlemsportalen finns snabblänkar.

På "Mina bokningar" kan medlemmen se sina kommande och tidigare bokningar. Det finns också snabblänk för att skapa en ny bokning.

Figur

Figur: "Mina bokningar" ger översikt över kommande och tidigare bokningar.

Om medlemmen vill boka en tid för ett bokningsföremål så klickar denne på avsedd länk och kommer då till en sida likt bilden nedan. Precis som i portalgränssnittet så klickar medlemmen på en tid som då blir grönmarkerad och därefter klickar medlemmen på "Boka".

Figur

Figur: Vid skapande av bokning ser medlemmen vilka tider som är lediga men inte vem som bokat de som är upptagna.

Hittade du svaret?