Funktionerna för att hantera nycklar kan hjälpa er att komma ihåg vem som har vilka nycklar.

En nyckel har en serie och en beteckning (löpnummer). Den nyckel kan tillhöra en medlem eller en styrelsemedlem. Du kan även skriva en kommentar.

Figur

Figur: Datafält vid skapande av nyckel.

Nyckelinnehav vid överlåtelse

En nyttig funktion är att tilldelade nycklar syns i samband med överlåtelse. På så sätt behöver ni inte oroa er att missa nyckelinnehav hos utflyttande medlemmar.

Figur

Figur: Nyckelinnehav påvisas vid överlåtelsehantering.

Nyckelkvittenser

Nyckelkvittensen hjälper styrelsen att ta emot en bekräftelse från en medlem eller en styrelsemedlem på att en eller flera nycklar har tagits emot.

Tillvägagångssättet är att en kvittens skapas och fylls med en eller flera nycklar. Därefter görs ett utskick via e-post till mottagaren som via en länk och ett knapptryck bekräftar mottagandet.

När mottagandet bekräftas så ändras "ägare" på nyckeln i systemet och kvittensen lagras som bekräftad. En kvittens kan senare makuleras vilket markerar nycklarna som otilldelade.

Skapa nyckelkvittens

Det första du gör när du skapar en nyckelkvittens är att välja vem som ska få den. En nyckelkvittens kan, precis som en nyckel, tillhöra en medlem eller en styrelsemedlem.

Figur

Figur: Vid skapande av nyckelkvittens inleder du med att välja mottagare.

När nyckelkvittensen är skapad lägger du till en eller flera nycklar. Det gör du genom att välja en nyckel i taget i rullisten och sedan klicka på "Spara och lägg till".

Figur

Figur: Tilläggning av nycklar i nyckelkvittens.

Fortsätt på detta vis tills du har lagt till alla nycklar i kvittensen och är redo att skicka ut den.

Gör utskick av nyckelkvittens

Genom att klicka på knappen för att skapa ett nytt utskick kommer du till den sida från vilken du gör utskicket.

Här har du möjlighet att skriva ett meddelande som medföljer i den utskickade nyckelkvittensen.

Figur

Figur: Ett valfritt meddelande kan skrivas.

Utskicket går ut strax därefter. I mailet finns meddelandet (om du skrev något), instruktioner samt en länk.

Figur

Figur: Exempel på e-postutskick.

När mottagaren klickar på länken visas information om kvittensen och en knapp för att bekräfta mottagandet.

När denna klickas på så markeras kvittensen som bekräftad och nycklarna markeras i systemet som tillhörande mottagaren.

Figur

Figur: Bekräftelseknapp.

Makulera nyckelkvittens

Om medlemmen återlämnar nycklarna, exempelvis vid avflytt, är det smidigaste sättet att makulera kvittensen.

Genom att kryssa i makuleringsrutan samt klicka spara så markeras kvittensen som makuleras och nycklarna markeras återigen som otilldelade.

Figur

Figur: Kryssruta för makulering av kvittens.

Hittade du svaret?