Det är inte alltid lätt att enas. Och även när man är överens kan det vara bra att ha det dokumenterat. Dessutom vill man ibland pejla intresset hos sina medlemmar.

Vad kan då vara bättre än en omröstningsfunktion på Styrelseproffset?

Skapa eller redigera votering

En votering består i grunden av en fråga som bör hållas så kort och koncis som möjligt. Du kan också skriva en bättre förklarande text i fältet beskrivning.

Fältet "deadline" används för att sätta ett datum som då blir sista datum för att lämna in ett svar. Efter deadline kan svar fortfarande registreras manuellt av styrelsen, men inte av e-postutskickade länkar.

Figur

Figur: Redigering av votering.

Det finns två olika alternativ för en voterings synlighet:

  • Hela styrelsen - Alla i styrelsen kommer se voteringen i listan och kan redigera den, lägga till eller ta bort röstande.

  • Enbart mig - Enbart du kommer se voteringen i listan och kan redigera den. Däremot kan du lägga till resten av styrelsen som röstande och aktivera e-postutskick, varpå de kan lämna sin röst. De kommer dock inte se resultatet.

Lägg till och hantera röstande

En votering är inte mycket utan personer som röstar. Det finns tre typer av röstande:

  • Styrelsemedlem - En eller flera av styrelsens medlemmar, exempelvis vid votering i aktuella styrelsebeslut.

  • Medlem - En eller flera av föreningens medlemmar. Inte sällan finns fler än en medlem i varje bostad. Genom att lägga till medlemmar kan alla aktiva medlemmar få rösta.

  • Bostad - Om man i stället lägger till bostäder som röstande så finns bara en röst per bostad. Om det i bostaden finns flera medlemmar så kommer alla kontaktas vid e-postutskick, men de delar på samma röst.

Figur

Figur: Tilläggning av röstande.

Svar i en omröstning kan registreras på några olika sätt:

  • Portalen - Detta gäller enbart styrelsemedlemmar och betyder då att styrelsemedlemmen själv i portalen har registrerat sin röst.

  • E-post - Vid utskick av e-post (mer om det nedan) fås en länk per svarsalternativ och används detta så har rösten registrerats via "e-post".

  • Ombud - Om någon i styrelsen manuellt registrerar en röstandes röst, exempelvis om insamling av voteringslappar (mer om det nedan) har genomförts så syns vem som registrerade rösten.

Figur

Figur: Röstande i votering.

Delta själv i voteringen

Om du själv är en av de röstberättigade i omröstningen kommer du på sidan för omröstningen också få möjlighet att lägga din röst enligt nedanstående bild. Klicka på en knapp för att registrera eller ändra din röst. Detta gäller enbart om du är tillagd i egenskap av styrelsemedlem.

Figur

Figur: Egen möjlighet att delta i omröstningen.

Statistik för voteringen

När röstningen har startat och röster har börjat inkomma kan resultatet följas i realtid. I sammanställningen och i resultatgrafen syns tydligt åt vilket håll åsikterna barkar.

Figur

Figur: Statistik över votering.

Hantera e-postutskick

Voteringen kan underlättas genom att e-postutskick aktiveras.

Detta resulterar i att varje röstande (som har en e-postadress inlagd) får ett mail med tre personliga länkar, en för varje svarsalternativ.

För att aktivera e-postutskick kryssar du för rutan samt anger en tidpunkt då utskick ska inledas.

Figur

Figur: Alternativ för e-postutskick.

Om den röstande klickar på någon av dessa länkar öppnas en speciell sida för röstinlämning som ser ut som bilden nedan. På denna ses information om omröstningen samt möjlighet att granska och ändra sin röst.

Figur

Figur: Röstningssida för egen inlämning av röst (via e-post).

Utskrift av voteringslappar

Alla röstande har inte alltid e-post så förutom detta finns ett mer analogt sätt att genomföra voteringen och det är att dela ut voteringslappar till medlemmarna. Styrelseproffset kan automatiskt skapa dessa lappar för voteringen.

Lapparna kan sedan lämpligen lämnas in till styrelsen som manuellt registrerar dessa röster för att samordna dem med övriga röster, exempelvis e-poströster. Lapparna i fråga ser ut som på bilden nedan.

Figur

Figur: Exempel på voteringslapp för utdelning.

För att skriva ut en enskild voteringslapp eller registrera en inlämnad röst klickar du på knappen "Alternativ" i tabellen över röstande.

Figur

Figur: Manuell registrering av röst eller enskild utskrift av voteringslapp.

Du kan också skriva ut flera lappar på samma gång med hjälp av snabblänkarna som finns längst ner på voteringens sida. Välj mellan att skriva ut voteringslappar för alla röstande eller enbart för de som ännu inte röstat.

Figur

Figur: Snabblänkar för utskrift av voteringslappar.

Hittade du svaret?