I ordinarie fall när du lägger till en användare i Styrelseproffset så blir det en fullvärdig användare. Men ibland vill man kunna ge en användare åtkomst till bara en eller ett par delar av systemet.

För det ändamålet finns "begränsade användare". Dessa har enbart åtkomst till de delar som är särskilt specificerade för användaren i fråga och du kan lätt kontrollera vilka det ska röra sig om.

Värt att veta om begränsade användare

Det här kan vara bra att veta om åtkomstbegränsning i Styrelseproffset:

  • En begränsad användare har aldrig tillgång till föreningens inställningar och kan exempelvis inte förnya föreningens abonnemang eller redigera andra användare.

  • Åtkomstbegränsningen bygger på "sektorer", vilket kan likställas med funktionsavdelningar såsom "utskick", "medlemmar" eller "möten".

  • I vissa av systemets komponenter går det att begränsa en användare till att enbart ha åtkomst till särskilt specificerade föremål. I nuläget gäller detta bland annat aktivitetslistor, leverantörer, anteckningar, utskick, mappar, formulär, e-postärenden, styrelsediskussioner, projekt, hyresavtal och voteringar..

Hur man skapar och redigerar begränsade användare

Först och främst beger du dig till användarhanteringen. Du hittar den genom att klicka på "Användare och roller" i menyn. I listan du nu kommer till kan du se vilka användare som är begränsade genom avsedd kolumn i listan.

När du skapar en ny användare på denna sida finns en kryssruta för om användaren ska vara begränsad. Men det spelar ingen roll om användaren var begränsad eller ej när den skapades från början, du kan lätt redigera en användare och göra den till en begränsad användare.

I redigeringen, som du ser exempel på undertill, väljer du att användaren ska vara begränsad. Då visas en lista på alla de "sektorer" som användaren kan ges åtkomst till. Markera en eller flera av dessa och klicka därefter spara.

Figur: Redigering av begränsad användare.

Om användaren försöker komma åt en del som ligger utanför de sektorer denne har åtkomst till så visas ett felmeddelande som uppmärksammar användaren på att denne behöver ta kontakt med en styrelsemedlem för att justera åtkomsten.

Åtkomst enbart till tilldelade föremål

Med kryssrutan "Föremålsbegränsning" kan användaren ställas in på att bara ha tillgång till föremål som antingen:

  • Specificerats särskilt för denna användare eller en roll som användaren tillhör, eller:

  • Är tilldelade användaren direkt eller till en roll som användaren tillhör

Detta stöd finns i nuläget i dessa komponenter:

  • Aktivitetslistor

  • Leverantörer

  • Anteckningar

  • Utskick

  • Mappar

  • Formulär

  • E-postärenden

  • Styrelsediskussioner

  • Projekt

  • Hyresavtal

  • Voteringar

Alla åtkomstkopplingar som finns för en begränsad användare kan ses i dess åtkomstinställningar.

Figur: Exempel på åtkomstkopplingar för användaren "Sofia Strömstedt".

Hur skapas åtkomstkopplingar?

Åtkomstkopplingar kan skapas både manuellt och automatiskt, beroende på situation. Här är en översikt:

Manuell tilläggning

  • Åtkomstkopplingar kan läggas till av en annan styrelseanvändare för specifika föremål

Automatisk tilläggning

  • Nya föremål: Användaren skapar själv ett nytt föremål (t ex e-postärende, utskick eller anteckning)

  • Styrelsediskussioner: Användaren läggs till som deltagare i en styrelsediskussion

  • Projekt: Användaren skapar ett föremål inom ramen för ett projekt

Åtkomst till tilldelade föremål

En begränsad användare har som sagt tillgång till föremål som denna är tilldelad, antingen genom direkt tilldelning eller genom en roll denne är med i. Om den begränsade användaren däremot ändrar tilldelningen på föremålet till någon annan så kommer ärendet inte längre vara synligt eller redigerbart för användaren i fråga, så tillvida inte föremålet har särskilt pekats ut med en manuellt skapad åtkomstkoppling.

Hittade du svaret?