En återkommande syssla för en styrelse är förstås styrelsemöten och dessa ska förstås protokollföras. Så småningom ska även protokollen signeras, något som brukar bli en pappersexercis utan dess like.

Styrelseproffset kan underlätta det här genom digital signering av mötesprotokoll. En ritad signatur kan sparas och bifogas till protokollet och signaturen kan även verifieras om önskvärt.

Hur signeringen går till

Signeringen nås via det innehåll som ska signeras. Ta mötesprotokoll som exempel, när ett protokoll är redo att signeras så visas knappar för signering i mötesöverblicken. Med dessa når du signeringsfunktionen.

En signering består av två delar. Dels den grafiska signaturen och dels en valfri verifiering (som berörs i nästa avsnitt). Den grafiska signaturen bifogas till protokollet när det skrivs ut. Du ritar den med muspekaren eller, om du har en touchskärm, med fingret. Av bekvämlighetsskäl kan den grafiska signaturen även sparas i dina personliga inställningar.

Figur

Figur: Exempel på signering av mötesprotokoll.

Du kan rita i flera steg i signeringsrutan och efter behov ångra det senaste steget eller rensa hela rutan. Signaturen kommer automatiskt förminskas senare så försök att fylla ut hela rutan.

Du kan också välja vid varje signering att rita en ny signatur snarare än att använda den du har sparat sedan innan.

Verifiering av signatur

Vilken säkerhetsnivå ni ska lägga er på avgör ni i styrelsen. För extra säkerhet kan verifiering göras av signaturen vilket medför extra spårbarhet kring vem som faktiskt skrev under. Det tål förstås att jämföras med att en underskrift på papper också kan förfalskas, precis som en digital signatur, men genom extra verifiering finns i vart fall ytterligare ett lager av skydd.

Verifieringen bygger på en autentisering utanför plattformen av en e-postadress eller ett mobilnummer. Om till exempel verifiering via mobilnummer väljs så skickas en engångskod till detta mobilnummer som ska matas in i signeringsgränssnittet. På så sätt bifogas information till signeringen att verifiering skett med detta mobilnummer samt tidpunkt och IP-adress som verifieringen skedde från.

Figur

Figur: Inmatning av engångskod som har skickats till användaren via SMS, som verifiering av mobilnummer.

När signaturen visas i utskriftsversionen av protokollet så visas ritad signatur och namnförtydligande. Har signaturen verifierats så visas extra information om verifieringen.

Figur

Figur: Utskriftsversionen av verifierad signatur innehåller extra information.

Vad säger juridiken om elektroniska signaturer?

Avtalslagen i Sverige innehåller, med undantag för köp av fastighet, bostadsrätt eller tomträtt, inga formkrav. Elektroniska signaturer kan därför alltså i princip alltid användas för att ingå bindande avtal.

Här under hittar du några länkar till mer information.

  • Lagen.nu - 1 kap 7 §, om kvalificerad elektronisk underskrift

  • Wikipedia - Digital signatur

  • Regeringen.se - Digitala signaturer, en teknisk och juridisk översikt

  • Lawline - Är en elektronisk signatur likvärdig med en traditionell?

  • Lawline - Underskrift vid styrelseprotokoll (aktiebolag)

  • Den virtuella bolagsjuristen - Är en elektronisk signatur juridiskt bindande?

Hittade du svaret?