I pandemitider förtydligas behovet för styrelsen att ha enkel och smidig tillgång till säkra distansmöten över video. Det är kanske inte optimalt, men det kan definitivt underlätta arbetet. Och det behöver ju inte alltid gälla styrelsemöten - ibland behöver man träffas i arbetsgrupper eller med leverantörer.

Styrelseproffset har en smidig integration med en tjänst för videomöten som heter Eyeson, under utveckling i Tyskland. Den är helt webbläsarbaserad vilket betyder att inga programvaror behöver installeras.

Sätta igång videomöte

För att använda videomötena behöver ni inte göra något speciellt, det är bara att klicka på knappen "Starta videomöte" på mötets statussida efter att själva mötet har startats i systemet.

Figur: Knapp för att starta videomöte till styrelsemötet

Ni kommer därefter till en sida där de registrerade deltagarna i mötet (de som angivits när mötet i systemet startades och protokollet initierades) visas. Det finns en kryssruta för att enkelt skicka e-post med personliga länkar till deltagarna. Dessa personliga länkar gör att deltagarna inte behöver fylla i sina namn själva när de går in i videomötet.

Anslutning för gäster

Vid starten av videomötet finns också en unik länk som ni kan kopiera om ni vill bjuda in andra än de som är registrerade som deltagare, exempelvis externa gäster så som medlemmar eller leverantörer. Länken är unik för varje möte.

Bifoga möteslänkar i inbjudningar

Som du kanske vet finns det i mötessystemet i Styrelseproffset också en funktion för att skicka inbjudningar till mötet. Om du redan från början vet att mötet ska hållas över video kan du kryssa i rutan för att inkludera länk till videomötesrum redan i inbjudan. Då har alla deltagare det de behöver för att ansluta till mötet när det väl är dags, men observera att videomötesrummet måste öppnas inifrån Styrelseproffset innan dessa utskickade länkar kan användas.

Gränssnitt för videomöte

När du väl klickar på länken för att öppna själva videomötesrummet kommer du till Eyeson-plattformen. I det första steget kontrollerar du att din utrustning fungerar som den ska. Här väljer du vilken kamera (om du har flera) som ska användas, vilken inmatningskälla för ljud som ska användas och vart utmatningen av ljud ska ta vägen. Om det är första gången du använder videomötena kommer du behöva ge webbplatsen tillåtelse att aktivera din kamera och mikrofon. Detta är viktigt att du gör. Om du inte accepterar denna användning när du blir tillfrågad första gången måste du leta rätt på inställningarna i din webbläsare senare.

Väl inne i videogränssnittet ser du videobilden mitt på skärmen. Till vänster finns ett antal inställningar:

  • Med de två översta knapparna kan du tillfälligt stänga av din kamera och/eller din telefon.

  • Knappen med en figur och ett plustecken på ger möjlighet att bjuda in fler deltagare.

  • Knappen med en skärm/presentation ger dig möjlighet att dela din skärm eller en fil med de andra deltagarna.

  • Knappen med en hand hjälper dig att skicka olika reaktioner till övriga, användbart till exempel om du vill ha ordet härnäst.

  • De tre punkterna är i sig en undermeny med fler inställningar, bland annat för att byta layout.

Uppe till höger finns också en meny:

  • Knappen med handsymbolen kan hjälpa dig skicka GIF-animationer som reaktion på saker som händer i mötet.

  • Knappen med pratbubblan leder till en textchatt tillhörande mötet.

  • Knappen med figurerna leder till deltagarlistan. Här kan du stänga av mikrofonen på andra deltagare som kan ha glömt den på.

Funktionen för videomöten är som ovan nämnt en integrerad tjänst vid namn Eyeson som utvecklas utom Styrelseproffsets kontroll. Dess gränssnitt kan därför komma att ändras.

Hittade du svaret?