Vill ni att e-post ska skickas ut till förvaltaren när en överlåtelse godkänns, eller kanske starta ett e-postärende med den medlemmen som har bokat övernattningslägenheten på föreningshemsidan? Detta kan ni göra med så kallade triggers.

Grundprinciper

Det finns tre grundläggande termer som vi reder ut innan vi börjar titta på hur en trigger skapas. Dessa är:

  • Händelse: En trigger utlöses av en händelse, som ni har valt. Det kan vara "överlåtelse blir godkänd" eller "medlem gör bokning".

  • Åtgärd: När en trigger utlöses så genomförs den åtgärd ni har valt, till exempel "skicka e-post" eller "skapa e-postärende".

  • Mottagare: Ni har ställt in i triggern vilka som ska vara mottagare för åtgärden.

Skapa trigger

Ni hittar triggers under "Inställningar" och sen "Triggers". I listan över triggers klickar du på "Skapa ny" och får då ett formulär där du ger triggern en titel (för internt bruk), väljer händelse och väljer åtgärd. Observera att händelse och åtgärd bara kan väljas när du skapar en ny trigger och kan inte ändras senare.

När du väl har skapat triggern har du även möjlighet att välja en begränsning. I vårt exempel vill vi bara använda denna triggern för bokningar av övernattningslägenheten, så vi ställer in denna begränsning.

Välja mottagare

Mottagare väljs först i nästa steg. Genom att klicka på "Skapa mottagare" så kommer du till en sida där du väljer en mottagare. Du kan välja till exempel en användare, en roll, hela styrelsen eller en extern mottagare. Vissa händelser har också specialmottagare, till exempel "Den som e-postärendet är tilldelat" eller "Deltagare i styrelsediskussionen".

Du kan upprepa detta steg flera gånger för att lägga till flera mottagare.

Redigera triggerns innehåll

Nu ska du välja vad triggern ska innehålla och detta görs med hjälp av moduler vilka kan innehålla dynamiskt innehåll. Så här ser gränssnittet ut.

Vilket dynamiskt innehåll som finns tillgängligt visas i en lista och beror på vilken händelse som kommer utlösa triggern. Dynamiskt innehåll fungerar så att denna text automatiskt ändras till det föremål det gäller. I exemplet ovan är ju händelsen att en medlem gör en bokning och om det är bokningsföremålet "Övernattningslägenheten" som bokas så kommer texten {{resource_name}} automatiskt ändras till just "Övernattningslägenheten" när triggern körs.

För att åstadkomma vårt utskick ska vi därför fylla i en ärenderad, lägga till en textmodul och lägga in lite text. Så här blir det:

Nu är vi klara och kan spara. Resultatet när en medlem nästa gång genomför en bokning blir därmed ett e-postärende som ser ut så här:

Inbyggda triggers

Första gång du går in i inställningarna för triggers kommer du se ett antal triggers som redan är skapade. Har någon annan varit här och fixat, kanske du undrar? Inte nödvändigtvis. När föreningens konto på Styrelseproffset skapades så skapas automatiskt ett antal triggers som styr över hur e-postärenden och styrelsediskussioner skickar ut e-post. Ni kan förstås ändra på hur dessa funkar, men var observant på att det kommer förändra hur dessa två komponenter fungerar i praktiken.

Hittade du svaret?