Rätt använt blir funktionerna för hantering av agendor, möten och protokoll en av styrelsens bästa vänner och en riktig tidsbesparare.

När du skapar ett möte väljer du startdatum och slutdatum. Dessa datum är dock enbart för syns skull och mötesprotokollet kan föras oberoende av dessa tider. Så här ser det ut när du skapar ett möte:

Det finns en rad olika inställningar du kan göra för agendan. Till att börja med kan du välja om du vill börja med en tom agenda, hämta en agenda från en sparad mötesmall (om ni har skapat någon mötesmall) eller kopiera en agenda från ett tidigare möte.

Du kan också ställa in när och av vem mötesagendan får redigeras. I utgångsläget är agendan redigeringsbar fram till mötet startats, men du kan tidsbegränsa detta (t ex att agendan låses 24h innan mötet) och/eller begränsa det till en viss användare eller roll. Vill du begränsa det till flera användare så skapar du en roll för dessa användare som du sen väljer här.

Därtill kan du aktivera ett automatiskt utskick av agendan till alla de som bjudits in till mötet. Du väljer då vilken tidpunkt detta utskick ska genomföras. Tillsammans med funktionen för att låsa agendaredigering efter en viss tidpunkt (förslagsvis samma tidpunkt som agendan skickas ut) kan du enkelt se till så alla inbjudna får den slutgiltiga agendan inför att mötet ska börja.

När du skapar ett möte hamnar det alltid i grundtillståndet, "planerat". Du kan se en översikt över de möjliga mötestillstånden längre ner på denna sida.

När mötet är slutfört kommer ni vilja att protokollförare och justeringspersoner ska signera mötesprotokollet. Du kan läsa mer om signeringar i en annan del av dokumentationen, men lång historia kort så kan de verifieras med en e-postadress, ett mobiltelefonnummer eller ett personnummer. I mötets inställningar kan du välja vilka verifieringsmetoder som ska vara tillgängliga, och om det ska krävas att någon av de valda verifieringsmetoderna för att signera.

När mötet har skapats är det dags att fylla agendan med föremål. Det kan göras av vem som helst i styrelsen genom att klicka på "Agenda" på mötets sida, eller i listan över möten.

Själva agendan utgörs av ett antal föremål som kan sorteras in i flera nivåer om ni önskar. Föremål läggs till, flyttas och justeras med hjälp av kontrollbaren i underkant, eller den lilla menyn med de tre horisontella strecken till höger. Du kan också använda knappen med de korslagda pilarna för att dra runt föremålet till en annan plats.

Varje föremål har en titel och kan även ha en förklarande text. Du kan också tilldela föremålet till en användare eller roll, och när du sparat agendan med föremålet i så kan du även länka det till annat innehåll, exempelvis ett beslut eller ett e-postärende.

Lägg märke till att flera tangentbordskombinationer också kan användas för snabbare hantering. Dessa står skrivna längre ner på sidan under agendan/protokollet så du har dem nära till hands. För en van användare behöver musen inte användas alls för själva inmatningen av agenda/protokoll.

Fortfarande inne i agendaredigeringen finns en knapp som heter "Alternativ", vilket ger en meny med ytterligare funktioner. Här kan du till exempel ladda upp bilaga till mötet, kopiera agendan, jämföra med tidigare lagrade versioner av agendan, e-posta, skriva ut eller ladda ner PDF.

Nu har du läst om förberedelser inför mötet och snart kommer du läsa om hur det startas. Innan dess kan det vara bra att veta att ett möte kan befinna sig i sex olika tillstånd. De är:

Om du klickar dig in på mötets statussida genom att klicka på mötestiteln kan du när som helst se i vilket tillstånd mötet befinner sig.

Det var allt om hur ett möte skapas och vad du gör inför mötet. Nästa steg är hur du kan använda Styrelseproffset.se under själva mötet.

Fortsätt läsa nästa avsnitt: Under mötet