Filarkivet är en av de mest använda funktionerna i Styrelseproffset. Det erbjuder ett stort lagringsutrymme (100 GB per förening) och en trädstruktur av filer och mappar så att det blir enkelt att organisera föreningens information.

För att ladda upp filer i filarkivet går du först till den mapp där du vill ladda upp dem, eller till "rotnivån", det vill säga filarkivets startsida. Därefter klickar du på "Lägg till" och "Ladda upp filer". Det finns också en lathund för uppladdning av filer.

För att flytta eller kopiera filer eller mappar kan du antingen välja alternativet "Flytta" i alternativmenyn till höger, eller gå till den mapp dit du vill flytta/kopiera filerna och välja "Lägg till" och sen "Flytta/kopiera befintlig fil" varpå du kan välja fler än en fil att flytta dit.

För att skapa en mapp klickar du på "Lägg till" och sen "Skapa mapp". En mapp behöver ett namn och det får inte finnas två mappar med samma namn som ligger på samma plats.

Om ni har skapat lagringsprinciper så kan du även välja en lagringsprincip för mappen i fråga.

Många filer i systemet tillhör andra föremål. För att göra det lätt att arbeta med filarkivet kommer även dessa filer vara synliga, men de samlas i särskilda mappar. Först och främst finns en "resursrot" för alla dessa mappar. Det skapas automatiskt en sådan med namnet "Filer tillhörande andra föremål" för varje förening, men ni kan välja en annan plats för den genom filarkivets inställningar.

I denna resursrot skapas sedan automatiskt mappar för olika föremålstyper (exempelvis Projekt, Medlemmar, Bostäder, etc) och i var och en av dessa skapas automatiskt mappar för respektive föremål. Så här kan det till slut se ut:

Om du placerar en fil i till exempel mappen som tillhör leverantören "Dennis Tömningstjänst KB" i bilden ovan så kommer den automatiskt synas på sidan för denna leverantör, och vice versa.

När en resursrot, eller en föremålsrot, väl har skapats kan du teoretiskt sett flytta runt dem som du behagar i filarkivet, men vi rekommenderar att du låter föremålsmapparna och resursrötterna ligga kvar på ett samlat ställe.

Genom knappen "Lägg till" kan du också länka in dokument från Google Drive. Dessa skapas som virtuella dokument som aldrig lagras i Styrelseproffset, men som liknar filer i filarkivet. Observera att du måste hantera åtkomstkontrollen hos Google, det kan inte Styrelseproffset göra, så att dina styrelsekollegor kan se/redigera filen i fråga efter att de klickat på den.

Du kanske noterat att i skärmdumpen längst upp på denna sida finns på vissa mappar en liten länkikon. Denna ikon visar att mappen (eller filen) är inlänkad på föreningshemsidan och att du ska vara försiktig med vad du lägger i denna mapp då dess innehåll är offentligt.

För att länka ut en mapp eller en fil på hemsidan följer du manualen för att skapa en sida och därefter väljer du sidmodulen "Filer från filarkivet", i vilken du sedan väljer den fil eller den mapp du vill visa och hur den ska visas.

Det fiffiga med detta är att när du en gång har länkat in en mapp på sidan behöver du inte göra denna manöver igen. Vill du i framtiden lägga till en ny fil i mappen på hemsidan (till exempel den senaste årsredovisningen) så lägger du bara till filen i den inlänkade mappen så återspeglas det på hemsidan direkt.

Vissa typer av filer i systemet återfinns inte i filarkivet. Detta rör filer som tillhör andra föremål men där värdet av deras synlighet i filarkivet är lågt då det riskerar att skapa oreda. I stället når du dessa filer genom att gå in på respektive föremål. Det gäller till exempel: