En stor del av en föreningsstyrelses kommunikation sker via e-post. Det är inkommande frågor från leverantörer, mäklare och andra men också förstås dialog med medlemmar om alldagliga saker, förändringar och problem.

Styrelseproffset behandlar all inkommande e-post som ett ärendehanteringssystem. Det betyder att e-posten konverteras till en dialogform som styrelsen kan samarbeta för att lösa. Här kommer några tips för att jobba effektivt med e-postärenden i Styrelseproffset.

Varje e-postärende har en status, det kan vara t ex "öppen" eller "löst". På sidan som visar föreningens inkorg grupperas som standard ärenden efter sin status, med fokus på det som ligger nytt och öppet längst upp, och därmed behöver åtgärd.

När ni jobbar med ett ärende där ni väntar på besked från någon part, glöm inte att ni kan lägga ärendet som "väntande". Det hamnar då längre ner i inkorgen och stör inte vyn över vad som behöver hanteras. Om en extern uppdatering inkommer försätts ärendet automatiskt i status "öppet" igen.

Det går också att sätta ett datum för "snooze", så att ärendet automatiskt öppnas efter en viss tid.

Listan över ärenden blir lätt oöverskådlig om ni inte stänger ärenden, genom att markera dem som lösta. Då hamnar de i arkivet över e-postärenden, det vill säga inte längre i inkorgen, men är fortfarande lätta att hitta genom både listan och genom sökning. Om en uppdatering inkommer till ett ärende som är löst så kommer ärendet automatiskt öppnas igen.

Om ni har en stor volym ärenden kan det bli mycket e-post till styrelseanvändarna som resultat. Men det finns smartare sätt att lösa detta på. Ett är att ha ett rullande schema för vem/vilka som är ärendemottagare.

Börja med att skapa en roll som heter "Ärendemottagare". Lägg till de personer som har ansvaret för detta. Redigera därefter föreningens triggers så att de som meddelas vid "Nytt inkommet e-postärende" är rollen som du nyligen skapade.

Därefter kan du använda funktionen "Schemalagt rollinträde" på rollen för att vid vissa datum eller vissa intervall lägga till eller ta bort personer ur rollen. Kanske ska ni var och en ha rollen var fjärde vecka? Det är lätt att automatisera.

En annan metod är att använda systemet för adressregler. En adressregel matchar mottagar- eller avsändaradressen i inkommande e-post och kan därefter förändra hur hanteringen sköts.

Får ni många parkeringsfrågor? Skapa då en adressregel som matchar inkommande e-postadress parkering@brfexemplet.se och låt denna adressregel automatiskt tilldela e-postärendet till en roll "Parkeringsfrågor" som ni har skapat. På detta sätt kan ni enkelt dela upp ansvaret för olika frågor mellan er i styrelsen, men det är fortfarande enkelt att flytta in/ut personer ur roller.