Styrelseproffset.se erbjuder ett omfattande avtalssystem som förenklar för styrelsen att hantera avtal. Med systemet kan du enkelt hantera både digitala signeringar och hålla koll på alla avtal inklusive när de skrevs på, när de löper ut och få automatiska påminnelser när det är dags att ta action.

Det finns tre former av avtal som kan inrymmas i avtalssystemet.

När du skapar ett avtal behöver du välja avtalsform. Utöver de tre valen kan du även välja att skapa ett avtal baserat på en avtalsmall, men mer om det senare.

Härnäst följer en sektion om varje avtalsform.

Efter att ha konfigurerat avtalets utformning, och förutsatt att avtalet är av en typ där signering hanteras i Styrelseproffset, så är det dags att registrera påskrivare.

Du kan välja påskrivare bland de entiteter som redan finns i systemet, däribland styrelsemedlemmar, medlemmar, leverantörskontakter eller hyrespersoner.

Du kan också skriva in uppgifter manuellt. Om du lägger till en påskrivare från systemet så kommer dess uppgifter att kopieras vilket betyder att om du ändrar personen i systemet kommer påskrivaren inte att som följd förändras, detta är av säkerhetsskäl.

Om du arbetar med ett avtal i PDF-form behöver du också välja vilket nummer av påskrivare som personen ska motsvara, detta för att matcha det mot rätt uppsättning fält i avtalets utformning.

Du väljer också i samband med tilläggning av påskrivare vilka former av verifiering som är tillåten för signaturen, samt om verifiering ska vara ett krav. Du kan läsa mer om signaturverifiering i en annan del av dokumentationen.

När avtalets utformning är klar och det finns påskrivare kan du skicka ut e-post till de externa påskrivarna. Du gör det genom att klicka på knappen "Skicka e-post" och därefter välja vilka av påskrivarna som ska e-postas. Du kan även skriva ett meddelande som inkluderas i e-posten.

Respektive påskrivare kommer få ett unikt mail som innehåller en personlig signeringslänk. Av detta skäl kommer du inte hitta dessa e-postutskick i systemets utskickslogg.

När alla parter har signerat avtalet kommer det färdigställas, vilket innebär att ett slutgiltigt PDF-dokument kommer att skapas. Detta innehåller signaturer och eventuella andra dynamiska fält.

I slutet av avtalsdokumentet finns också en händelselogg som visar tidpunkter, IP-adresser och detaljer för alla verifieringar.

Med avtalsmallarna kan du skapa en mall som du sedermera kan basera avtal på. Det är smidigt för att slippa göra om arbetet med att utforma avtalets innehåll varje gång. I stället gör du arbetet en gång för mallen och kan sedan enkelt skapa separata avtal baserat på denna mall.

Att framgent ändra mallens innehåll kommer inte ändra de avtalen som skapats baserat på den. Avtal skapade baserat på en mall kommer dock alltjämt behålla en illustrativ koppling till mallen för att kunna spåra vilken mall avtalet ursprungligen var baserat på.

Kategorierna är ett sätt att gruppera och sortera avtalen i föreningen. Ni kan själva skapa hur många avtalskategorier ni vill och koppla varje avtal till en eller flera kategorier. På så sätt blir det enklare att hålla ordning. En avtalskategori kan till exempel vara:

Metadatan är alla de uppgifter som har med avtalet att göra. Här följer en översikt över vad varje fält betyder.

Med de automatiska påminnelserna får ni hjälp att hålla koll på när avtal behöver uppmärksamhet. Ett automatiskt påminnelsedatum räknas ut baserat på när avtalet löper ut. Det går också att sätta ett manuellt påminnelsedatum.

Hur själva påminnelserna levereras och vilken prioritet de får, det ställer du in i föreningens inställningar för påminnelser.