I den bästa av världar sker en kunskapsöverföring mellan styrelsemedlemmar som träder in och som går ur en styrelse, men ibland sker större växlingar där

flera byter plats på samma gång. En styrelse i en BRF har ju dessutom en naturligt högre omsättning än många andra styrelseformer - ofta genomförs ju arbetet på fritiden och dessutom är ju även styrelsens medlemmar även medlemmar i föreningen och flyttar ibland ut.

I denna artikel finns en översikt av saker ni kan tänka på när ni byter styrelse:

Det mest grundläggande är att se till så alla medlemmar i styrelsen har access. Detta hanteras från "Användare och roller" i menyn. Se till att arkivera alla tidigare styrelsemedlemmar som inte ska ha access och att skapa nya styrelseanvändare för de som tillträtt i styrelsen.

Det finns möjlighet att skapa begränsade användare om ni vill att vissa medlemmar, t ex suppleanter, förvaltare eller fastighetsskötare, ska kunna logga in men bara ha åtkomst till vissa delar av systemet.

Under "Användare och roller" hittas även inställningarna för roller. En roll kan innehas av en eller flera personer och möjliggör en enklare personomsättning. Om e-postärenden, aktiviteter, avtal eller annat innehåll är tilldelat en roll i stället för en användare direkt så är det bara för en ny styrelse att fördela de nya styrelsemedlemmarna bland de befintliga rollerna. Klickar ni på en roll (eller på en tidigare styrelsemedlem) så ser ni enkelt de pågående aktiviteter och ärenden som varit tilldelade denna.

Förutom att titta på de ärenden som är tilldelade till en person eller en roll är det bra för en styrelse att snabbt sätta sig in i de öppna e-postärenden som ligger. Klicka på "E-postärenden" i menyn och titta på de ärenden som ligger i nytt, öppet eller väntande läge. Här kan det finnas utestående frågor från medlemmar eller leverantörer som behöver lösas på kort sikt.

Läs gärna dokumentationen för mer information om hur ni hanterar inkorgen.

Det är nyttigt att titta igenom möten uppsatta i systemet för att säkerställa att avgående styrelsemedlemmar har justerat eller signerat de protokoll som de ska. Klicka på "Möten" i menyn och överblicka listan på möten. De möten som är "Under justering", "Slutjustering pågår" eller "Protokoll färdigställt" kan du klicka dig in på för att se om det finns någon väntande åtgärd från någon av personerna som gått ur styrelsen, till exempel en justering eller signering.

Läs gärna dokumentationen för mer information om hur ni hanterar protokolljusteringar. Om ni behöver en justering eller signering av en person som lämnat styrelsen så finns en särskild lathund för detta.

Sist men inte minst så är det värt att uppdatera hemsidan. I dokumentationen finns avsnitt om hur man skriver en nyhet på hemsidan (för att tillkännage styrelsebytet exempelvis) samt för hur man uppdaterar sidorna på hemsidan.

Om styrelsens sammansättning ska visas på hemsidan är det bäst att lägga in en modul för styrelseinfo på en sida. Då kommer automatiskt användarna under "Användare och roller" som är markerade som "Tillhör styrelsen" att visas och ni behöver därmed inte uppdatera hemsidan manuellt i samband med inträde i eller utträde ur styrelsen.